Analise de resultados é algo essencial e comum em grandes e médias empresas. Mas o gestor advogado erra ao achar que esse cenário não pode se encaixar nos escritórios de advocacia. Analisar Indicadores para Melhorias do seu Escritório de Advocacia é um fator essencial para você colocar o seu negócio em outro patamar, e começar a ver o seu escritório de advocacia como uma empresa.
Indicadores de desempenho, ou mais conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), são dados que representam de forma aritmética o desempenho de atividades em um período definido. Eles ajudam os gestores na visualização dos resultados de performance de cada setor e também no acompanhamento dos objetivos traçados no planejamento estratégico, analisando onde o escritório está, bem como o que falta para chegar no resultado almejado.
O que é um KPI?
Um ponto importante a ser levantado é que todo KPI é um indicador, mas nem todo indicador é um KPI. Isso porque os indicadores de desempenho (KPI) precisam sempre refletir os direcionadores do negócio, enquanto um indicador métrico seria apenas uma medição de uma determinada atividade. Para um indicador ser considerado um KPI, ele precisa, obrigatoriamente:
– Ser definido pelos gestores
– Ser de fácil compreensão
– Ser relevante para o setor ou para o negócio
– Ser quantificável e mensurável
Um escritório de advocacia que tem como funcionalidade principal consultoria e atendimento para clientes, pode aplicar como KPI uma medição de qualidade do atendimento como Nota média de Satisfação dos Clientes, entre outras métricas possíveis para esse caso.
Como Aplicar KPIs no seu Escritório de Advocacia
Um escritório de advocacia precisa se enquadrar nos novos tempos para não ficar para trás, e analisar indicadores para melhorias do seu escritório de advocacia é essencial para entender onde você está, bem como o que falta para alcançar o resultado esperado. Em um escritório de advocacia, podemos utilizar KPIs tanto para medir resultados financeiros e operacionais, quanto para medir a atuação de certos profissionais.
Os KPIs podem ser aplicados em um escritório de advocacia de maneiras diferentes, que podem ser quantitativas, qualitativas, estratégias e de desempenho. E na maioria das vezes os KPIs acabam possuindo conceitos já padronizados, mas o nosso mercado jurídico possui uma série de peculiaridades inexistentes em outros mercados, como manter o trabalho dos advogados em confidencialidade. Assim, implementar Indicadores para Melhorias do seu Escritório de Advocacia exige que criemos métricas específicas, que precisam ser estabelecidas de acordo com a estratégia do escritório.
Passo a passo para analisar Indicadores para Melhorias do seu Escritório de Advocacia
Defina as informações que serão controladas
Primeiramente, elabore uma lista com todas as informações que precisam ser monitoradas. Podemos listar por exemplo itens de faturamento, ticket médio, novas vendas, quantidade de peças produzidas. E essa lista precisa ser elaborada pelo gestor.
Estabeleça objetivos de controle
Defina quais são os objetivos (qual é a finalidade) de se ter esses itens controlados, bem como qual é o impacto disso na empresa. Não existe um número exato de indicadores, mas cuidado para não criar um número absurdo de indicadores e não conseguir controla-los e analisa-los. É melhor ter poucos indicadores mas que eles sejam efetivos.
Selecione os seus indicadores
Estabeleça quais serão os indicadores que levarão você a ter as informações que você deseja. Você pode definir um indicador para cada pilar por exemplo: produtividade, financeiro, qualidade…
Mantenha as informações atualizadas
Defina uma rotina de coleta de resultados e mantenha um painel visível e que seja constantemente atualizado. Defina como os dados serão capturados e se será necessário um mecanismo adicional para gerar essas informações.
Defina a periodicidade deles
Defina qual será o período retratado pelas informações contidas no indicador, por exemplo, você quer ver faturamento por dia? Faturamento por trimestre? % de atraso de peças processuais por mês?
Estabeleça métricas
Métricas são parâmetros de referência e de comparação estabelecidos pela empresa, e elas servem de base para avaliarmos o resultado, verificando se estão de acordo com o esperado ou não. Se uma métrica de produtividade for 4, sendo ele um indicador quanto maior melhor, e o resultados estiver em 2, podemos dizer que o nosso resultado está aquém do esperado.
Divulgue seus resultados para a sua equipe
Além de acompanhar e avaliar os seus resultados, é importante divulgar eles para os demais membros da equipe. A divulgação estimula os funcionários a serem mais engajados e a acompanharem o andamento dos resultados. Por isso, se possível, divulgue eles via e-mail, via mural físico, ou outro meio. O importante é fornecer as informações para a equipe.
Analisar Indicadores para Melhorias do seu Escritório de Advocacia é uma tarefa árdua e precisa ter uma rotina estabelecida para que possa ter resultado. Além disso, os indicadores de desempenho precisam estar alinhados com a estratégia do seu escritório de advocacia para ter o efeito esperado. Defina seus objetivos, quais informações você precisa, quais serão os indicadores que irão trazer elas, quais serão as métricas de comparação, qual será a periodicidade de coleta e como eles serão divulgados.
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