Hoje em dia existe um conflito no mundo do direito. Estamos constantemente nos questionando se o advogado poderá ser substituído por robôs ou por demais avanços da tecnologia, quando na verdade a tecnologia vem para melhorar os nossos processos e auxiliar nos nossos resultados. Nós acreditamos que a tecnologia é essencial para o sucesso de um escritório de advocacia.
Por trabalharmos com atividades que estão diretamente atreladas a prazos, precisamos continuamente organizar a nossa rotina de trabalho para que as atividades não sejam comprometidas. Pensando nisso, separamos algumas tecnologias que podem auxiliar na produtividade do seu escritório de advocacia.
Assinatura Digital para Agilizar as Demandas do Escritório de Advocacia
A advocacia é muito conhecida por ter fluxos burocráticos e por ritos que envolvem uma alta formalidade. Ao operar mecanismos de instituições da justiça precisamos constantemente documentar todo e qualquer procedimento, objetivando ser transparente nos atos sempre. E para validar esse documento, não podemos nunca esquecer da assinatura.
O dia a dia de um escritório é movimentado por processos que exigem documentos, que são tomados por assinaturas. Por vezes, a ausência do advogado no local pode gerar problemas pela necessidade de assinar tantos documentos. E é aqui que a assinatura digital de documentos em PDF toma força. Ela pode ser uma boa ajuda e saída para os escritórios, uma vez que não exige mais que o documento seja assinado um a um e presencialmente.
Armazenamento de Arquivos via Cloud Computing
A tecnologia de armazenamento de arquivos na nuvem veio para ficar e isso ninguém pode discutir. A sua aplicação em escritórios de advocacia é muito importante. Vamos elencar alguns motivos:
Acesso a arquivos: Quando todos os arquivos estão salvos na nuvem, os advogados poderão ter acesso aos documentos via celular, via tablete e via outros computadores.
Capacidade de armazenamento: Ao contratar um serviço de Cloud Computing, você estará adquirindo uma alta capacidade de armazenamento de arquivos, e além disso, você terá a segurança que essas informações não se perderão.
Compartilhamento de arquivos: Determinadas pastas dos arquivos da sua Cloud Computing poderão ser compartilhadas com mais de um contato e ao mesmo tempo poderão restringir também o acesso de determinados contatos, caso seja necessário.
Canais de Comunicação entre Escritório de Advocacia e Clientes
Outro ponto importante, quando unimos a tecnologia ao dia a dia do escritório de advocacia, é na informatização do contato com o cliente. Precisamos criar e manter os canais de comunicação que vão desde Chat, Skype, Whatsapp e outros.
Você pode, por exemplo, adicionar em seu site uma parte pra avaliação preliminar de casos ou então um chat para contato. Outro exemplo é trocar reuniões presenciais para reuniões via Skype.
Além disso, considere compartilhar planilhas e informações dos casos dos seus clientes para eles poderem acompanhar a qualquer momento também, a fim de deixar o fluxo de informações mais transparente para ambas as partes.
Utilize Agenda Eletrônica Para Organizar os Compromissos
Na advocacia, normalmente se tem uma rotina conturbada de compromissos, com diversas reuniões, audiências e ainda boa parte do tempo a ser dedicado para a análise de processos.
Não se perder meio a tantos compromissos é um desafio. Uma boa alternativa pode ser a utilização de agendas eletrônicas ou mecanismos de gerenciamento de tarefas. Essas ferramentas possuem diversas atividades, como envio de alertas e de notificações para o seu dispositivo móvel. Você poderá visualizar facilmente os seus horários vagos e horários preenchidos em sua agenda, e poderá marcar compromissos sem ter medo de sobrepor a outros.
Além disso, essas ferramentas permitem que você convide uma pessoa para participar do mesmo compromisso que você. Isso fará com que você evite contratempos, com episódios de compromissos marcados apenas verbalmente, onde muitas vezes, algumas pessoas se esquecem.
Esperamos que o post de hoje auxilie você a utilizar a tecnologia ao seu favor, para o bom desempenho das atividades do seu escritório de advocacia. Permaneça sempre atento àquelas ferramentas que podem auxiliá-lo em questões de produtividade.
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