A gestão de terceiros é uma prática fundamental para todas as empresas que lidam com prestadores de serviços terceirizados. Boas práticas e condução assertiva ajudam a controlar e monitorar os serviços prestados por terceiros.
A demanda por serviços terceirizados vem crescendo nos últimos anos no Brasil. Porém, no momento de escolher a terceirização, muitas empresas focam apenas nos benefícios econômicos, o que pode trazer diversos problemas à marca e prejuízos ao invés de economias.
Para garantir que as entregas sejam realizadas de maneira efetiva e essa seja uma contratação realmente benéfica, é preciso realizar uma boa gestão de terceiros. Além disso, é preciso acompanhar se o prestador está em compliance quanto às políticas da empresa e às obrigações trabalhistas.
Neste artigo, você confere a definição da gestão de terceiros, o que a legislação diz sobre isso, os benefícios, a importância de controlar riscos, dicas para aplicar em sua empresa e muito mais. Boa leitura!
O que é gestão de terceiros?
Gestão de terceiros é o nome dado ao conjunto de práticas que visa administrar da melhor maneira os prestadores de serviços terceirizados. A intenção é garantir que eles cumpram as atividades para as quais foram contratados da melhor forma.
A terceirização de serviços traz diversas vantagens às empresas. Afinal, terceirizar atividades operacionais ou manuais em um negócio é uma ótima maneira de focar esforços nas questões estratégicas do negócio e escalar.
Porém, é preciso ter cuidado: a terceirização em si não significa, necessariamente, o fim dos problemas do negócio. Para que as entregas dos prestadores sejam feitas com qualidade é necessário comprometimento da parte deles, e, monitoramento e controle, da parte do contratante.
Assim, contratante e prestador compartilham obrigações como:
- Demandas e tarefas;
- Responsabilidades;
- Qualidade das entregas;
- Compliance com legislações e normas internas.
Por meio da gestão de terceiros, a empresa consegue aparar as arestas das relações e contratos firmados. Isso é fundamental para garantir que as empresas contratadas realizem seu trabalho da melhor maneira possível, de acordo com as devidas leis.
Layoff: o que é, como funciona e mais
O que diz a legislação?
Até 2017, as empresas poderiam contar com serviços terceirizados somente para suas atividades-meio. Ou seja, as tarefas que não eram fundamentais para a entrega do produto ou serviço, como serviços de segurança ou limpeza.
Porém, desde a homologação da Lei nº 13.429/2017, as empresas passaram a poder contratar terceirizados para suas atividades-fim. Ou seja, para atuar no RH, contabilidade ou mesmo no “chão de fábrica”. A lei também determina que:
- A empresa contratante é responsável pela gestão de riscos de terceiros, se a atividade for exercida em espaço cedido por ela;
- A contratante só pode usar os serviços terceirizados para realizar as funções descritas no contrato;
- A contratante é responsável pelo pagamento dos encargos trabalhistas enquanto os terceirizados desempenharem suas funções para ela;
- A contratante é responsável subsidiária pelos débitos da empresa terceirizada. Assim, se um trabalhador não receber os devidos direitos da empresa terceirizada, o contratante terá que arcar com as verbas trabalhistas.
Por que o gerenciamento é importante?
A gestão de terceiros é fundamental para garantir a qualidade das entregas dos prestadores de serviços. Dessa forma, eles poderão cumprir com as metas definidas sem oferecer riscos à organização contratante.
Afinal, o principal objetivo da terceirização é firmar uma parceria eficiente para a contratante e para a terceirizada. Porém, se ambas as empresas não tomarem os devidos cuidados, podem abrir brechas operacionais e estratégicas que podem causar graves problemas.
Uma gestão de terceiros eficaz é uma ótima ferramenta para ajudar as empresas a melhorar as práticas de administração dos parceiros contratados. Além disso, é uma ótima ferramenta para lapidar o processo de escolha de novas parcerias.
Quais os benefícios da gestão de terceiros?
Para muitas empresas, o processo de terceirização de serviços é tão comum que não há parâmetros, diretrizes e ferramentas dedicadas. Porém, desenvolver essa etapa de sua operação é fundamental para evitar prejuízos e fortalecer a cultura de seu negócio.
Confira as principais vantagens de investir na gestão de terceiros em sua empresa:
Parcerias mais estratégicas
Os esforços para fazer uma boa gestão de contratos com terceiros têm como consequência o fechamento de contratos com empresas de boa reputação no mercado. Ou seja, com empresas ou pessoas idôneas, que se comprometem a cumprir um trabalho sério.
Redução de custos operacionais
Ajustar a forma como sua empresa lida e gerencia profissionais e empresas terceirizadas é uma forma de reduzir custos operacionais. Isso porque ajuda na integração da contratada a seus processos, nível de exigência, prazos, cultura e diversas outras questões.
Com diretrizes definidas e profissionais responsáveis por aplicá-las, o gerenciamento dessas regras é facilitado. Isso colabora para a diminuição de retrabalhos e reduz os riscos de rescisão de contratos.
Organização dos processos de contratação
Fechar um contrato de terceirização é um desafio que se inicia na pesquisa dos prestadores corretos e vai até o momento da assinatura. Com a gestão de terceiros, a empresa consegue definir melhor seus objetivos com a terceirização.
Assim, além dos custos, a empresa poderá considerar os benefícios atrelados à parceria para a tomada de decisão. Saber qual prestador escolher é semelhante a atrair e recrutar talentos, porém, muitas vezes, há uma inversão de papéis.
Assim, é preciso definir um escopo para realizar a pesquisa, considerando os seguintes itens:
- A reputação do prestador de serviço;
- As avaliações sobre os serviços prestados anteriormente para outras empresas;
- As certificações e documentos que a empresa precisa ter para fechar negócio, e outras questões.
Por meio da gestão de terceiros, a empresa consegue criar esses mecanismos, otimizar a contratação e alcançar os melhores resultados para essas parcerias.
Gestão de riscos
Todos esses fatores contribuem para a criação de uma política de prevenção de riscos para ambas as partes.
Nesses casos, os maiores riscos são as penalizações trabalhistas, já que a contratante deve prezar e fiscalizar a terceirizada quanto ao cumprimento da legislação. Isso deve ser feito mesmo que a contratante não tenha uma relação de caráter trabalhista com a empresa e seus funcionários.
Quais os riscos de contratar terceirizados sem fazer a gestão?
Vazamento de dados e concorrência desleal
Sem uma pesquisa detalhada para checar as indicações e referências dos futuros parceiros, o negócio fica exposto a riscos. O principal é trabalhar com pessoas mal intencionadas que podem trazer muita dor de cabeça no futuro.
Um dos problemas que pode ocorrer é o vazamento de dados e a concorrência desleal. Quando a empresa permite que trabalhadores externos que não têm compromisso comprovado tenham acesso a dados sensíveis, coloca em risco sua reputação e a privacidade de seus clientes, de seus segredos de negócio e até de outros parceiros.
Reputação do negócio
Com uma boa gestão de terceiros, a empresa consegue garantir que, quando terceirizados estejam atuando no negócio, se percebam como representantes da marca. Isso aumenta o comprometimento e evita que a reputação da empresa sofra danos de imagem.
Quebra de compliance
Sem a gestão efetiva de terceiros e sem a fiscalização quanto ao cumprimento das legislações e regras de compliance, a empresa corre risco de se expor à quebra de compliance. Além disso, sem o devido treinamento, há o risco de os trabalhadores terceirizados não cumprirem os procedimentos corretos e infringirem a legislação.
Riscos financeiros
As consequências de todos os riscos que citamos acima podem ser catastróficas para a reputação do negócio. Além disso, há riscos de danos financeiros por multas e sanções, além de gastos para reparar esses problemas.
A importância do profissional de compliance na empresa
A gestão de terceiros pode ser aplicada em qualquer empresa?
Qualquer empresa que conte com serviços terceirizados e preze por manter sua operação em conformidade com as normas de compliance pode aplicar a gestão de terceiros à sua rotina.
Dessa forma, contará com ferramentas estratégicas para que os processos de contratação de terceiros sejam padronizados. Essa é uma forma de garantir a aplicação das exigências de cada contrato, e reduzir o trabalho manual do gestor de contratos e RH.
Dicas para aplicar a gestão de terceiros
- Defina objetivos e critérios claros
É muito importante definir metas e deixar claros os critérios para a gestão de terceiros. Por isso, é importante questionar seus objetivos em trabalhar com terceiros, os critérios que você usará para selecionar, avaliar e gerenciar os terceiros e as expectativas quanto à qualidade, custo, prazo e conformidade.
Isso ajudará sua empresa a ter uma visão clara de suas expectativas quanto aos terceiros e a tomar decisões mais estratégicas sobre a forma de gerenciá-los.
- Identifique as atividades que precisam de terceirização
O primeiro passo é mapear as áreas que precisam de terceirização em sua empresa. O levantamento das atividades que seriam mais beneficiadas por essa mudança pode ser feito junto ao setor financeiro e ao RH.
- Faça a pesquisa e validação dos fornecedores
Após a identificação de fornecedores no mercado, sua empresa deve validar a capacitação do prestador e a qualidade de seu trabalho. Isso deve ser feito antes do fechamento do contrato, através, por exemplo, de um teste de desempenho prévio à contratação.
- Realize a avaliação de risco
A avaliação de riscos de cada fornecedor é fundamental para ajudar a empresa a identificar quais terceiros apresentam mais risco para a empresa quanto à qualidade, prazo, custo e conformidade.
Para fazer essa avaliação de risco, você pode considerar fatores como:
- Histórico do terceiro;
- Sua situação financeira;
- Qualidade dos produtos ou serviços;
- Conformidade com leis e regulamentações;
- Localização geográfica, etc.
Essa avaliação de risco também pode contar com a exigência de certidões a serem apresentadas pelo terceiro. Tudo isso ajudará a empresa a determinar os terceiros que precisam de mais atenção e gerenciamento. Além disso, poderá montar um plano com medidas a serem tomadas para mitigar os riscos relacionados a cada um.
- Defina contratos claros
Contratos claros e bem definidos são essenciais para o sucesso da gestão de terceiros. O documento deve detalhar as expectativas da contratante em relação ao terceiro, o que inclui prazos, padrões de qualidade, preços, requisitos de conformidade e outros.
O contrato também deve determinar mecanismos de avaliação e monitoramento, incluindo indicadores de desempenho e relatórios. Assim, a empresa poderá monitorar o desempenho do terceiro ao longo do tempo e tomar ações corretivas, se preciso.
- Faça a integração dos prestadores de serviço
Após o fechamento do contrato, a empresa deverá fazer a integração dos prestadores em um processo de onboarding. Isso é fundamental para familiarizá-los quanto à cultura, objetivo, valores da empresa e ambiente de trabalho.
- Padronize e simplifique processos
Procure facilitar ao máximo a rotina operacional para evitar erros. Para evitar execuções irregulares e queda na qualidade das entregas, é fundamental padronizar e simplifica os processos produtivos internos.
- Avalie a performance dos funcionários terceirizados
Avaliar o desempenho dos colaboradores terceirizados por meio da análise de resultados é fundamental. Para isso, é necessário estabelecer indicadores de desempenho para que o time de gestão de terceiros saiba o que monitorar e como criar relatórios. Acompanhar os funcionários terceirizados é indispensável.
- Realize a auditoria de campo
A auditoria de campo é uma ótima ferramenta para complementar a avaliação de desempenho. Na prática, ela garante que o trabalho seja executado com o máximo de qualidade, para alcançar os resultados que seu negócio almeja.
Busque identificar se todas as legislações e protocolos estão sendo seguidos, e se a segurança dos profissionais está garantida. Esse processo deve ser feito periodicamente, resultando em relatórios alinhados às diretrizes de governança corporativa.
- Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia é fundamental para otimizar os processos de gestão de terceiros, reduzindo custos e mitigando erros. Por meio de soluções tecnológicas, é possível automatizar a homologação e qualificação de terceiros, por exemplo.
Além disso, é possível fazer a gestão de informações e dados de todos os prestadores de serviços do negócio. Por meio dessa gestão, é possível fazer o monitoramento de desempenho individual, centralizando dados e potencializando a tomada de decisões orientadas por dados.
Descubra como a Doc9 pode ajudar sua empresa em casos de ações trabalhistas.
Conclusão
A gestão de terceiros é um conjunto de procedimentos e estratégias que visa trazer mais segurança ao processo de contratação de prestadores de serviços. Por meio dela, as empresas mitigam riscos de vazamento de dados, quebra de compliance e outros.
Essa gestão é muito importante para evitar possíveis processos trabalhistas devido à contratação de uma empresa que não respeita a legislação. Além disso, é a melhor forma de garantir a qualidade das entregas e a segurança das informações de seu negócio.
