A área de Legal Operations atua dentro dos setores jurídicos e escritórios cuidando de tarefas administrativas para que os advogados possam se dedicar às questões jurídicas.
A área do Direito vem passando por diversas mudanças nos últimos anos. Para acompanhar essas transformações, os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos precisam buscar por soluções que tornem suas operações mais eficientes.
Nesse contexto, o conceito de Legal Operations começou a cumprir um papel estratégico nas organizações. Trata-se de um setor dentro dos departamentos jurídicos ou escritórios dedicado à modernização e otimização das demandas rotineiras.
Entenda o que é Legal Operations ou Legal Ops, como também é chamada, a importância de investir nessa área e como essa área ajuda a reduzir custos e aumentar a eficiência dos escritórios e departamentos jurídicos neste artigo. Confira!
O que é Legal Operations e por que é importante para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos?
Legal Operations é a área que cuida das tarefas operacionais dentro de um departamento jurídico ou escritório de advocacia. Sua função é centralizar as atividades necessárias ao bom funcionamento da empresa, permitindo que o jurídico foque somente nos afazeres legais.
A área está totalmente integrada ao departamento jurídico ou ao escritório para gerenciar as atividades administrativas e tornar a gestão mais eficiente e auxiliar na redução de custos, por exemplo.
Porém, é preciso diferenciar a Legal Operations das áreas de controladoria jurídica ou compliance. Seu principal foco é gerir processos administrativos, fluxos de atividade e o funcionamento do escritório ou departamento jurídico como um todo.
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Além disso, a área pode tomar diversas iniciativas para trazer mais eficiência ao funcionamento do setor jurídico. Por isso, mesmo que não lide diretamente com questões legais, visa contribuir para que a área jurídica tenha um desempenho melhor.
Qual a importância de Legal Operations?
Por meio da Legal Operations, é possível atribuir as tarefas administrativas a profissionais que têm as habilidades para realizá-las da maneira correta. Com isso, a qualidade das entregas e o tempo de conclusão são otimizados, tornando o departamento jurídico mais estratégico, econômico e eficaz.
Esta é uma área que vem ganhando bastante destaque ultimamente. Tanto que criou uma comunidade global em torno do conceito, chamada de Corporate Legal Operations Consortium (CLOC).
O consórcio é formado por diversos representantes de empresas ao redor do mundo, e definiu 12 competências essenciais para uma área de Legal Ops de alto desempenho. São elas:
- Gestão financeira – Manter os gastos, metas financeiras e aspectos relacionados sob controle;
- Gestão de fornecedores e firmas – Organizar e tornar o relacionamento com parceiros eficiente;
- Tecnologia – Adotar softwares e outros recursos digitais para ajudar no trabalho jurídico;
- Operações práticas – Estabelecer demandas e prioridades, e reduzir ruídos de comunicação;
- Gestão de projetos e programas – Acompanhar as ações práticas ou criar novos projetos;
- Governança de informação – Realizar uma gestão de dados eficaz, voltada à redução de perdas e aumento da segurança;
- Planejamento estratégico – Definir ações que estejam alinhadas às metas da empresa;
- Modelos de entregas de serviços – Melhorar a entrega da equipe jurídica e contratar parceiros e prestadores de serviços;
- Gestão de conhecimento – Transmitir informações à equipe de forma transparente;
- Business Intelligence – Analisar informações para a obtenção de resultados;
- Saúde da empresa – Qualidade de vida e humanização de atividades;
- Desenvolvimento e treinamento – Desenvolver habilidades técnicas e sociocomportamentais dos colaboradores.
Como implementar uma estratégia de Legal Operations eficaz em sua empresa?
Cada escritório ou departamento jurídico possui suas próprias demandas e necessidades. Por isso, a área de Legal Operations deve começar a ser estruturada a partir do desenvolvimento, treinamento ou contratação de profissionais para atuar especificamente nela.
Quem atua com Legal Ops realiza atividades como:
- Análise de dados;
- Entrega de serviços;
- Planejamento estratégico;
- Implantação de sistemas de gerenciamento de processos;
- Implementação de sistemas que atendam a demandas jurídicas;
- Promoção da interação entre todas as equipes do escritório ou departamento jurídico;
- Incorporação de novos projetos.
Além disso, para estruturar uma área de Legal Ops, é fundamental investir em tecnologia. É importante analisar os softwares de gestão jurídica, segurança da informação, armazenamento e outros para identificar aqueles que atendem às necessidades do setor e irão otimizar o tempo e reduzir os custos da operação.
Como a tecnologia está transformando o campo de Legal Operations?
Por meio da automação, inteligência artificial, análise de dados e aprendizagem de máquinas, a tecnologia atua para otimizar serviços e processos jurídicos. Sua implementação permite que departamentos jurídicos reduzam custos, melhorem sua eficiência e ofereçam serviços de qualidade a seus clientes.
A tecnologia traz diversos benefícios aos processos de Legal Ops, como:
Automação de processos
Por meio de recursos tecnológicos, é possível automatizar tarefas repetitivas como a análise de documentos e a gestão de contratos. Com isso, os profissionais do Direito ganham tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas.
Redução de erros
Por meio da tecnologia, é possível reduzir o risco de erros e inconsistências em diversos sistemas e plataformas, garantindo mais precisão aos processos.
Colaboração
A tecnologia facilita a colaboração e o compartilhamento de documentos entre os profissionais do Direito, tornando a comunicação mais eficiente e possibilitando o trabalho em equipe.
Mais eficiência
Com a tecnologia, é possível descomplicar as operações jurídicas de forma a reduzir o tempo e os recursos necessários para executar tarefas.
Melhor tomada de decisões
Por meio dos dados extraídos de ferramentas tecnológicas, os profissionais do Direito podem obter análises e insights que os ajudarão a tomar decisões mais estratégicas e melhorar seu desempenho geral.
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Como medir o sucesso de uma estratégia de Legal Operations e quais métricas são importantes?
Existem diversas métricas que podem ser usadas para medir o sucesso da estratégia de Legal Operations. Confira as principais:
Gastos legais
Os gastos jurídicos representam um custo significativo na maior parte dos departamentos jurídicos. Ao medi-los, é possível identificar possibilidades de cortes de custos e realizar negociações mais efetivas com consultores externos.
Gerenciamento de assuntos
Por meio da gestão de assuntos, os profissionais do Direito podem ter insights sobre o desempenho do departamento jurídico. É possível medir tempo de ciclo de matéria, taxa de fechamento e taxa de resolução de matéria para identificar áreas de melhoria e tomar decisões com base em dados.
Gerenciamento de contratos
Por meio da gestão de contratos, é possível obter insights sobre a eficiência do departamento jurídico. É possível medir itens como tempo de ciclo de contrato, taxa de renovação de contrato e taxa de cumprimento de contrato.
Gerenciamento de conselhos externos
Por último, os conselhos externos são outra área que pode representar um custo significativo para os departamentos jurídicos. Por isso, é possível medir gastos com a utilização e desempenho da assessoria externa para identificar oportunidades de economia de custos e gerenciar melhor suas relações com a mesma.
Os desafios enfrentados na implementação de uma estratégia de Legal Operations e como superá-los
Iniciar a implementação de uma estratégia de Legal Operations pode trazer uma série de desafios, como:
Resistência à mudança
Muitos profissionais do Direito têm o costume de fazer suas tarefas de uma determinada forma, por isso podem oferecer resistência para mudanças em seus hábitos e rotinas.
Falta de recursos
Implementar as estratégias de Legal Operations exige recursos financeiros, humanos e de tempo. Por isso, pode ser um desafio em organizações que contam com recursos limitados.
Falta de habilidades e conhecimento
Para implantar o Legal Operations, é necessário que os colaboradores tenham habilidades e conhecimentos específicos. Por isso, esse pode ser um desafio para empresas que não têm advogados ou profissionais de suporte com experiência em operações legais.
Como superar essas questões?
A empresa que decide aderir às estratégias de Legal Operations precisa rever seu orçamento e destinar recursos a esse setor. Se for necessário, deve realizar contratações de pessoal, e adquirir equipamentos e ferramentas para viabilizar esse setor.
Além disso, é essencial promover treinamentos e capacitações para conscientizar toda a equipe a respeito dos benefícios de aderir a essa estratégia. Também é preciso planejar cuidadosamente a implementação da tecnologia no setor jurídico.
Confira algumas dicas que podem ajudar a facilitar a mudança tecnológica:
- Identificar as áreas que podem se beneficiar com o uso da tecnologia;
- Avaliar as soluções disponíveis no mercado;
- Selecionar ferramentas que estejam alinhadas às suas necessidades e orçamento;
- Desenvolver um plano para sua implementação;
- Treinar profissionais para usar as soluções;
- Monitorar e avaliar o desempenho das tecnologias;
- Realizar os ajustes necessários.
Como o layoff afeta os funcionários e o mercado de trabalho
Layoff é o nome dado à demissão temporária de trabalhadores pelo período de, no mínimo, 2 meses e, no máximo, 5 meses. O termo também é usado como sinônimo de “demissão em massa” devido a crises econômicas, quedas nas vendas, reestruturações empresariais e outros.
Os impactos dessa ação na economia atingem grandes proporções, especialmente quando se trata do desemprego e da queda da produção. Quando uma empresa realiza um layoff, muitos trabalhadores ficam desempregados e a oferta de trabalho também diminui.
Isso gera um impacto negativo na economia, já que o desemprego afeta a renda e o consumo das pessoas. Isso também pode acabar ocasionando uma queda na produção.
Para as empresas, o layoff pode significar uma perda de competência e conhecimento, afetando sua eficiência e capacidade produtiva. Com demissões em massa, a organização pode ter quedas na qualidade e na quantidade da produção.
Como o Legal Operations pode ajudar a aumentar a eficiência e reduzir os custos em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos?
A área de Legal Operations atua como facilitadora, estrategista e agente de mudanças dentro do setor jurídico ou escritório. Com ele, os advogados podem se concentrar em questões estratégicas enquanto tarefas administrativas e rotineiras são automatizadas ou terceirizadas.
Por meio dele, também é possível aprimorar a comunicação e a colaboração entre advogados e outras partes da empresa, como funcionários, clientes e fornecedores. Assim, é possível reduzir conflitos, melhorar a compreensão e aumentar a confiança entre eles.
Descubra como o Legal Operations ajuda a:
Aumentar a eficiência
Por meio do Legal Ops, é possível simplificar e automatizar os processos do setor jurídico. Isso libera recursos e tempo para que os advogados se concentrem em tarefas mais estratégicas e importantes. O tempo e o esforço empregados em lidar com tarefas administrativas também são reduzidos.
Reduzir os custos
Com o Legal Ops é possível reduzir os custos do departamento jurídico por meio da automação de processos, terceirização de serviços ou negociação de contratos mais favoráveis. Também é possível identificar possibilidades de redução de custos em áreas como gestão de fornecedores ou estruturação de equipes.
Melhorar a qualidade e consistência
Por meio da padronização de processos, do estabelecimento de métricas de acompanhamento e de padrões de desempenho, e da melhoria na comunicação e colaboração entre as partes da empresa, o Legal Operations ajuda a otimizar e aumentar a consistência dos serviços jurídicos.
Conferir mais visibilidade e controle
Por meio de ferramentas de monitoramento e análise, relatórios e métricas de acompanhamento e a melhoria da comunicação e colaboração, é possível ter uma visão ampla do departamento jurídico, o que leva a um melhor controle de processos e equipes.
A importância da colaboração e comunicação entre os departamentos jurídicos e outras áreas da empresa na estratégia de Legal Operations
O Legal Operations é uma ferramenta que pode aproximar o setor jurídico das outras áreas de uma empresa e do core business. Isso porque, por meio dele, a área pode demonstrar seu valor e contribuir com dados estratégicos para a tomada de decisões do negócio.
A estratégia também é eficaz para melhorar a comunicação e a colaboração entre advogados e as outras áreas da empresa. Com isso, os conflitos são reduzidos, e a compreensão e a confiança aumentam.
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Conclusão
A área de Legal Operations pode ser considerada estratégica para ajudar escritórios e departamentos jurídicos a superarem os desafios do mercado atualmente, que incluem: competição agressiva, transformação digital, processamento de dados em grande volume e as demandas de um público cada vez mais exigente.
Ao estruturar uma equipe com foco nas tarefas administrativas, o jurídico pode se dedicar a questões estratégicas e oferecer uma melhor experiência para seus clientes. A rotina jurídica se torna mais produtiva e os esforços podem ser concentrados em tarefas prioritárias.
Continue acompanhando nosso blog para conhecer ferramentas que ajudarão a tornar seu escritório ou departamento jurídico mais produtivo e eficiente!
