O Departamento Jurídico de uma empresa é um setor crucial para a garantia do sucesso da organização, uma vez que presta serviços de apoio para a organização como um todo. E por isso, podemos dizer que um dos maiores desafios desse setor é em relação ao atendimento, que por trabalhar com diferentes áreas, exige que os profissionais se deparem com atividades de complexidades diferentes e saibam lidar com diversas situações.
Com objetivo de auxiliar você na melhora do Departamento Jurídico de sua empresa, a doc9 separou esse post, que irá abordar 4 pontos que podem ser essenciais para o alcance dos objetivos do seu time.
Melhore a Performance do seu Departamento Jurídico
Informatize e automatize o seu processo
A informatização dos processos de um departamento, nada mais é que a definição de tarefas e de processos existentes. Quando realizamos essa tarefa podemos identificar gargalos existentes, atividades cruciais e atividades manuais que podem ser automatizadas.
A automatização de processos possibilita ao time a liberação de tarefas burocráticas e, consequentemente, uma melhora na performance das atividades. Mas não se esqueça, para você automatizar os processos do seu departamento, primeiramente você terá que definir e desenhar os processos existentes, essa etapa inicial é essencial para compreender o fluxo das atividades.
Tenha uma Gestão de Custos eficaz
Controle os gastos e os investimentos do seu setor através de uma planilha e descubra quais são os principais gastos. A partir disso, questione a sua equipe sobre práticas que podem ser usadas para reduzir os gastos dessas contas maiores.
Outra opção para redução de custos do seu departamento é no repasse das suas diligências jurídicas para empresas de logística forense. Ao repassar as suas diligências, você irá, além de reduzir custos operacionais, liberar a sua equipe para tarefas mais estratégicas.
Controle seus documentos
Controlar contratos e documentos por versões traz uma vantagem clara: a preservação de informações e do histórico de alterações. Evite que informações sejam pedidas, crie um controle de documentação dos seus documentos, via word ou via planilha no excel, anotando todas as alterações feitas entre as versões de um documento. Com esse controle também temos como vantagem a redução de riscos de trabalhar com documentos que não estejam dentro da validade.
Tenha uma agenda compartilhada e crie alerta de compromissos
A comunicação tem sido cada dia mais um item-chave de sucesso para departamentos e para empresas se organizarem e terem uma maior eficiência nas suas tarefas rotineiras. Muitas pessoas utilizam ainda agendas de papel, mas uma boa saída para o compartilhamento de atividades é o Google Agendas, onde podemos compartilhar compromissos e atividades com os demais integrantes da equipe.
Algumas vantagens que esse aplicativo traz para o nosso dia-dia:
– Possibilidade de criar eventos compartilhados
– Visualização da agenda das outras pessoas do time
– Gama de cores para diferenciar eventos
– Lista de tarefas paralela aos eventos
– Sincronização com o gmail
– Alertas de compromissos
Separamos em outro post alguns gerenciadores de tarefas além do google agenda, que são de grande valia também. Verifique qual é opção que mais se encaixa para a estrutura do seu time.
Gerenciar uma equipe e controlar atividades é um desafio para qualquer gestor. Com gestores jurídicos não seria diferente. Enfrentamos diversos desafios comuns ao gerenciar equipes tanto nos escritórios de advocacia quanto nos departamentos jurídicos de grandes empresas. Ter processos definidos, gerenciar gastos e custos, controlar seus documentos e ter uma agenda compartilhada para a equipe são alguns dos pontos que separamos como essenciais para auxiliar você na melhora da performance do seu departamento jurídico.
