Advogados Correspondentes – Ferramentas de Organização de Tarefas

Anteriormente fizemos um post de 7 aplicativos de organização pessoal, e como a vida de advogados correspondentes é muito agitada resolvemos fazer mais uma lista com aplicativos e sites para organização de tarefas. Os advogados correspondentes não podem em nenhum momento se perder durante sua rotina, qualquer erro de organização pode causar diversos problemas o que torna a organização pessoal essencial para o bom andamento da profissão. Por isso, nós da DOC9 resolvemos separar algumas ferramentas para advogados correspondentes, confere aí!

Advogados Correspondentes: Ferramentas de organização pessoal

E-mails são um grande problema de produtividade para profissionais de qualquer hora, porém advogados correspondentes podem ser mais impactados. Existe uma importância em cada mensagem recebida, a qualquer momento podendo ser uma notificação de uma audiência importante ou documentos importantes podem ser enviados, a todo momento os advogados correspondentes estão aguardando mensagens de seu interesse não podendo ter o luxo de perder tempo visualizando e-mails de spam ou conteúdos desinteressantes.

1 – Unroll.me

Essa ferramenta é um gerenciador de e-mails que livra o usuário de mensagens indesejadas. Em diversos momentos somos colocados em listas de e-mails, as vezes sem nem perceber acabamos entrando nestas listas e assim recebendo spam. A função da ferramenta é rastrear listas em que você está cadastrado, apontá-las para você e assim podendo decidir sair ou não destas listas. Além do fato de que aquelas listas que você deseja se manter cadastrado, são enviadas em apenas um e-mail único, podendo escolher o horário de envio e podendo ler na própria ferramenta.

Você pode acessar esse app em unroll.me, disponível para web, Android e iOS sendo uma ferramenta totalmente gratuita.

2 – Spark

O spark tem uma proposta muito semelhante ao do unroll.me, uma ferramenta para filtrar e-mails e organizar tudo que está recebendo. A grande diferença é que o Spark não é focado em listas que você está cadastrado, porém verifica e notifica você de acordo com o tipo de e-mail. Se for de redes sociais, newsletter ou e-mails pessoais o spark manda notificações e ainda prioriza e-mails que considera mais importante. Também podendo criar datas para receber notificações de e-mails que envolvem tarefas para serem resolvidas ou entregues, algo muito útil para advogados correspondentes. Também tendo opções de responder e-mails com apenas um botão de resposta automática.

Um grande diferencial do Spark é a integração com outras ferramentas como OneDrive e Evernote, você pode acessá-lo em sparkmailapp.com, o app é gratuito e disponível para IOS e android.

3 – Slack

O Slack é uma ferramenta quando há muitos advogados correspondentes trabalhando juntos ou há uma equipe de advogados correspondentes para ser gerenciada. A ferramenta visa substituir o e-mail, que muitas vezes se torna algo poluído e de difícil organização, criando canais e grupos dentro da ferramenta. O Slack é como se fosse uma mistura de discord (uma ferramenta de comunicação focada para quem joga online) e whatsapp, porém o foco é no meio corporativo. A ferramenta é freemium, ou seja, é gratuita porém possui algumas limitações que são retiradas caso pague, no caso do slack as limitações são em relação ao armazenamento de mensagens, que se torna limitado.

O Slack é uma ferramenta gratuita, disponível para Windows, IOS, android e é gratuito com algumas funcionalidades pagas.

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Como muitos advogados correspondentes que possuem problemas de organização não são voltados apenas ao e-mail mas também com problemas de organização de tarefas em geral, precisamos falar sobre 2 aplicativos que podem resolver tudo isso de maneira rápida e fácil. Organização de tarefas parece exigir alguma disciplina e um certo controle, mesmo que exija um pouco de esforço não é uma coisa difícil de se fazer.

4 – Google Keep

O Google Keep é uma ferramenta relativamente nova no mercado, então por isso é pouco usado. A ferramenta é integrada com o gmail, youtube, google drive e analytics, sendo usado como uma forma de anotações rápidas com reconhecimento de voz. É muito bom para lembretes de tarefas e horários que serão necessários cumprir, sendo um bom substituto pra post-its e papeis de anotação. O melhor é a sincronização automática, podendo ser acessado de qualquer lugar que tenha acesso a sua conta. Também há o compartilhamento de notas, que funciona compartilhando anotações com outras pessoas, atualizando sempre que alguém fizer uma mudança na anotação.

O Google Keep é para ser usado de forma rápida, não é o ideal para marcar grandes compromissos mas sim pequenos lembretes. A ferramenta é totalmente gratuita e está disponível para Windows, android e IOS.

5 – Nirvana

Todos advogados correspondentes estão sempre precisando de mais tempo para realizar suas tarefas e conseguir cumprir seus prazos. O GTD (getting things done) é um método feito para pessoas que não conseguem gerenciar todas as suas tarefas de forma eficaz, o que se encaixa perfeitamente na rotina de advogados correspondentes. O método GTD é dividido em 5 passos:

• Coletar: Onde é necessário se isolar de fatores externos e absorver toda informação relacionada à tarefa;
• Processar: Essa é a etapa onde você precisa entender, estudar e se preparar para o que vem na próxima etapa, descartando o que não é necessário e mantendo o que é importante;
• Organizar: O foco na organização de suas atividades é o que define essa etapa, sendo preciso montar seu fluxo de trabalho e como irá realizar cada etapa da tarefa.
• Revisar: Aqui é onde você faz uma revisão em tudo que foi planejado, vendo as etapas que precisam se manter e o que é necessário mudar.
• Executar: Após todas as etapas você inicia sua tarefa da forma mais organizada e eficaz possível.

O Nirvana é uma ferramenta ideal para todos que querem utilizar este método, organizando estes recursos de forma adequada para que você consiga se manter produtivo.

O Nirvana está disponível gratuitamente para Windows, Android e IOS.

Com a boa utilização de alguma destas ferramentas, qualquer um consegue organizar suas tarefas corretamente, se aplicando em muito mais atividades e campos do que a área de advogados correspondentes, sendo útil para qualquer profissional e estudante. Esperamos que tenha gostado!