Inovações no meio jurídico: como manter as rotinas seguras?

Artigo por Klaus Riffel – CEO Whom e Doc9

Garantir a segurança das informações pessoais e corporativas é uma postura estratégica que os escritórios de advocacia devem adotar. Sem isso, correm o risco de perderem credibilidade, clientes e dinheiro, podendo chegar até mesmo ao fechamento da empresa.

Para assegurar essa proteção, eles podem adotar diversas soluções para garantir a segurança dos acessos, desde o estabelecimento de políticas de segurança até o uso de softwares. Isso porque a preocupação com segurança deve se refletir na cultura da organização, fazendo com que todos estejam envolvidos com a proteção de dados.

Para refletir sobre esse assunto, conversei com Claudio Dias, colunista do Portal Crypto ID e
Privacy and Data Protection Lawer do Peixoto e Dias Advogados, e Marcelo Pessoa, Diretor de TI no Ferreira e Chagas Advogados. O tema do bate-papo foi “Tecnologia e gerenciamento de acessos: os desafios de manter rotinas ágeis e seguras”, e ele aconteceu na mesa.doc, sediada no stand Whom durante a Fenalaw 2022. Neste artigo, trago os principais pontos que tratamos nesta mesa redonda para que você possa refletir conosco. Boa leitura!

As transformações que a tecnologia trouxe ao setor jurídico

A Transformação Digital trouxe diversas mudanças às organizações, que precisaram se virtualizar para otimizar seu desempenho no mercado. Com a área jurídica não foi diferente: em poucos anos, o setor partiu da máquina de escrever e chegou ao processo eletrônico.

Tudo isso aconteceu de uma maneira muito rápida. “A tecnologia não espera ninguém. Ela não aguarda evoluções legislativas. Ela atropela tudo e se estabelece”, como disse Claudio Dias em nosso encontro na mesa.doc.

Entre as mudanças mais marcantes que ocorreram nesse período está a necessidade de garantir que as identidades e acessos digitais sejam seguros. Apenas dessa maneira é possível conquistar e manter a confiança dos colaboradores e clientes. Mas, será que os escritórios estão dando a devida atenção a essa questão?

Os escritórios realmente estão preocupados com segurança?

A segurança da informação tem relação com a defesa dos dados com os quais as empresas trabalham. Seu objetivo é garantir que apenas os responsáveis e as pessoas ou empresas com as quais estes decidem compartilhá-las têm acesso a essas informações.

Este é um item essencial para o bom funcionamento de qualquer negócio, já que as informações exercem função estratégica nas organizações. Por isso, é essencial planejar e implementar medidas de segurança que protejam os dados de todos os colaboradores e clientes.

Essa pauta vem sendo inserida à força no mercado, especialmente do Direito. Um grande exemplo é a tecnologia do certificado digital, que chegou e não perguntou se o advogado a queria. Ele foi obrigado a utilizá-la, mesmo encarando-a somente como um custo a mais e sem entender por qual motivo ela era necessária. 

Hoje, os advogados estão mais preocupados com quem vai acessar seus sistemas e assinar suas petições. Apesar disso, eles ainda precisam entender que o conhecimento e o acesso à tecnologia têm a ver com poder, mas mais do que isso, têm a ver com segurança. 

Mas, para que haja essa mudança de mentalidade e os escritórios realmente se preocupem com segurança, são necessários três passos:

1. Entender que a tecnologia não é um custo ou uma barreira;
2. Entender que ela traz inúmeros benefícios e mais agilidade;
3. Enxergar a tecnologia enquanto segurança.

Qual é o principal gargalo dos escritórios de advocacia quanto à segurança da informação?

O gargalo central dos escritórios de advocacia quanto à segurança da informação está na conscientização. Diversos profissionais da área não conseguem identificar todos os riscos em potencial que existem em sua rotina de operações e sequer pensam na possibilidade de se proteger contra eles. 

Outros reconhecem os riscos, mas não sabem que eles podem ser solucionados por boas práticas e soluções tecnológicas.

Todos os dados referentes aos clientes e colaboradores de um escritório de advocacia estão disponíveis nos sistemas utilizados pelos profissionais no dia a dia. Como são muitas informações, é comum que elas sejam salvas na nuvem, dependendo da internet para serem acessadas.

Mas, quando o escritório não tem uma boa segurança da informação, estes dados podem ficar vulneráveis. Uma falha na segurança pode causar estragos como a exposição dos dados de seus clientes ou da movimentação de valores financeiros em certo período.

Hoje em dia, essas informações correspondem ao patrimônio dos escritórios. Por isso, é essencial preservá-las e mantê-las fora do alcance de quem não faz parte da empresa, evitando danos à sua imagem e prejuízos financeiros. A conscientização é fundamental, e a cada dia, irá gerar mais possibilidades de evolução, e também de trabalho para o advogado. 

Reflexos da falta de conscientização

Existem profissionais e escritórios que não estão preparados para lidar com a tecnologia que usam em seu dia a dia.

Exemplo disso é que atualmente, um dos requisitos para um advogado ser contratado por um escritório é ter um certificado digital. Esse é um documento de uso individual, já que confere ao utilizador um poder muito grande. 

Por meio dele, é possível acessar sistemas e fazer ações como a transferência de propriedade de um imóvel ou veículo, por exemplo. Mas, muitos profissionais ainda não possuem esse documento, seja por vê-lo como um gasto ou por acreditar que a obrigação de fornecê-lo é do escritório.

Também  existe um outro extremo: há escritórios que não exigem o uso individual do certificado digital. Ao invés disso, compartilham um único certificado sem restrições ou ferramentas de proteção. 

Justamente para trazer mais segurança diante desse cenário que nasceu o Whom. A ferramenta visa tornar mais segura a prática de compartilhamento de certificado digital, que, embora frequente, geralmente também é perigosa no meio jurídico.

Além disso, há muitos escritórios que não se adequaram, não criaram comitês de segurança da informação e têm a visão de um empresário do século XIX, que diz: “vamos ver se a Lei pega”. Somente quando ocorre um problema, uma sanção ou penalidade, eles recuam e vão atrás de sistemas de proteção.

Mas, esses empresários se expõem a um risco que pode trazer um impacto tão grande ao negócio que eles sejam obrigados a fechá-lo. Por isso, é essencial que esses empresários e profissionais do Direito tenham consciência do que é e de como prezar pela segurança da informação. 

Segurança da informação e compliance

Atualmente, os escritórios são cobrados por clientes e fornecedores quanto à adequação à legislação. Dessa forma, quem quer se manter em conformidade ao longo de sua rotina precisa ter a segurança da informação como um dos pilares da empresa.

Para proteger as informações, que é uma obrigação de todas as empresas, é preciso dar o primeiro passo. Isso não significa, necessariamente, contratar um sistema robusto que tampe todas as brechas possíveis. 

É possível começar com pequenas atitudes, como palestras de conscientização, mesmo em empresas pequenas. Também é preciso ter mecanismos de identificação para que quaisquer riscos estejam mapeados e se certificar de que a empresa conte com um bom gerenciamento de seus acessos, prezando pela adequação à Legislação. 

Um exemplo trazido na nossa mesa é a digitalização do acervo dos escritórios, que hoje é uma exigência. Uma forma de manter a segurança e o compliance destes arquivos é assinar cada um deles com o certificado digital para manter os dados do registro nos arquivos.

Confira algumas dicas práticas que nossos convidados trouxeram para auxiliar na implementação da segurança da informação:

• Conheça as ferramentas de proteção;
• Use o certificado digital;
• Comece a criptografar seus arquivos;
• Use uma caixa de e-mail que use criptografia de ponta a ponta;
• Adote um sistema de gestão em seu escritório que auxilie na proteção da informação.

Certificado digital: uma importante ferramenta para a segurança da informação

Quando há um vazamento de dados, as primeiras perguntas que surgem são: quem vazou? Por onde vazou? Quem foi afetado? A quem eu devo comunicar? Nesse sentido, o controle de acesso que o certificado digital possibilita é um grande aliado para o cumprimento da proteção de dados pessoais. 

Este documento tem a capacidade de identificação, que é muito valiosa hoje em dia. Com a certificação digital, todos os passos e acessos são rastreados, com registros de horário e local de acesso. Isso deixa a trilha de auditoria disposta e exposta. 

Quando os dados e a reputação da empresa estão em risco, rastrear a origem do vazamento pode não ser o suficiente. Por esse motivo, é fundamental aliar o uso do certificado digital a ferramentas de prevenção de danos, principalmente quando há o compartilhamento desse tipo de documento.

Conheça soluções que estão abrindo caminho para a segurança no Direito Digital

Diante desse cenário, surgem as lawtechs e startups de tecnologia jurídica com soluções para ajudar a tornar o ambiente digital mais seguro e habitável. Essas empresas, que chegaram para modernizar o setor jurídico, atuam com soluções nas áreas de:

• Educação;
• Monitoramento de dados públicos;
• Compliance;
• Resolução de conflitos on-line;
• Gestão de escritórios;
• Automação;
• Redes de profissionais;
• Taxtech (consultoria relacionada a impostos) e outras.

Essas startups cumprem um papel fundamental na modernização do setor jurídico. Isso porque, muitas vezes, os escritórios não têm estrutura para criar internamente as soluções necessárias para torná-los, de fato, mais ágeis. 

Sendo assim, suas soluções e tecnologias passam a fazer parte dos processos e práticas diárias dos grandes escritórios do mercado, chegando também às empresas de menor porte.

Neste sentido, também surge o Whom?, software de gestão de acesso e monitoramento de atividades no uso de certificados digitais para escritórios de advocacia e grandes empresas. Desenvolvemos essa ferramenta aqui na Doc9 com o intuito de tornar o compartilhamento de certificados em escritórios uma prática segura.

Por meio dele, é possível fazer uma gestão de acessos segura, configurando, concedendo e controlando os acessos por meio de um mesmo certificado digital. Este é um produto 100% SaaS, que permite que o usuário proteja seus dados e restrinja atividades para os usuários.

Conheça o Whom? e descubra como ele pode trazer mais segurança ao seu escritório! Garanta a proteção de dados em seu negócio por meio dessa tecnologia. Além disso, assista na integra do nosso debate na mesa.doc para complementar essa reflexão.

Klaus Riffel

CEO da Doc9