O Que são Protocolos: Benefícios, Como e Onde Contratar?

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Por 19 de novembro de 2018 Sem Comentários

O Que são Protocolos: Benefícios, Como e Onde Contratar?

A rotina de um advogado é, na maioria dos casos, um tanto quanto conturbada e cheia de atividades que vão desde representação em atos e sustentações orais até a necessidade de realizar protocolos de documentos importantes para os processos.

Protocolar documentos, por vezes, acaba se tornando uma tarefa muito burocrática para o advogado realizar. Em muitos casos, ele precisa se deslocar até o órgão onde o processo está, para protocolar documentos específicos. Porém, sabemos que os protocolos são essenciais e são peças fundamentais para qualquer processo, se tornando aquele “mal necessário”, não é mesmo?

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Uma Explicação mais Informal de Protocolos

O Que são Protocolos: Benefícios, Como e Onde Contratar?

Protocolo é um conjunto de informações, decisões, normas e de regras definidas a partir de um ato oficial, como um audiência, uma conferência ou uma negociação, por exemplo. A palavra protocolo, na verdade, acaba abrangendo um conjunto de significados bem extenso, que vão desde formalidades públicas, até critérios necessários a serem cumpridos dependendo de atividades específicas.

O Que é um Protocolo Jurídico

O Que são Protocolos: Benefícios, Como e Onde Contratar?

O protocolo jurídico é um livro onde são transcritos todos os documentos e as entradas e saídas de uma entidade. Esses registros, desde que dentro das normas legais, tem fé pública, ou seja, servem como evidências em casos de controvérsias jurídicas. A gestão dos protocolos normalmente fica a cargo de uma repartição determinada, que irá receber, registrar e arquivar o documento.

Sendo assim, o protocolo jurídico é um conjunto de ações que buscam controlar os documentos que ainda tramitam nos órgãos, tendo como objetivo garantir a localização da informação de maneira imediata, facilitando, assim, o acesso.

4 Passos para Realizar um Protocolo

O Que são Protocolos: Benefícios, Como e Onde Contratar?

Para fazer um protocolo é necessário que o demandante realize os seguintes passos:

1 – Recebimento

Todos os documentos que serão tramitados pela entidade em questão deverão ser apresentados ao protocolo para que exista o controle. Os advogados devem ter consigo 2 vias a serem protocoladas, a primeira via irá ficar com a repartição determinada e a segunda via fica com o próprio advogado.

2 – Registro e Atuação

Será nessa etapa que irá acontecer o cadastramento do protocolo em um sistema de controle da entidade, onde será atribuído ao documento um número para facilitar a sua localização.

3 – Classificação

Quando o documento é recebido, ele precisa ser analisado e então classificado de acordo com os códigos existentes no plano de classificação da instituição. Aqueles documentos que forem recebidos em envelopes fechados precisam ser abertos para serem classificados. Essa regra só poderá ser quebrada para aqueles documentos considerados sigilosos. Para esses casos os documentos a serem protocolados precisam ser encaminhados aos responsáveis.

4 – Expedição e Movimentação

Esta é a etapa de enviar os documentos aos seus destinatários. A movimentação é como um GPS dos documentos, porque mostra onde os documentos estão, facilitando a recuperação dos mesmos quando necessário.

Como funciona o Atendimento de Protocolos na DOC9

O Que são Protocolos: Benefícios, Como e Onde Contratar?

O serviço de protocolos é executado pela DOC9 contendo três diferentes tipos de serviços: Protocolos físicos, protocolos eletrônicos e protocolos postais. Para os protocolos físicos e postas atendemos as regiões sul, sudeste, centro-oeste e comarcas específicas das demais regiões. Para as diligências de protocolos eletrônicos atendemos todo o território nacional.

O fluxo de protocolos respeita o nosso fluxo tradicional de trabalho, seguindo esta sequência:

  1. O usuário abre a solicitação no sistema DOC9, adicionando nela todas as informações importantes e essenciais ao processo, como número do processo, órgão, instruções e etc;
  2. A solicitação é conferida pela nossa equipe e alinhada com o advogado correspondente;
  3. O advogado correspondente realiza a diligência e posta o protocolo no nosso sistema (durante a execução do serviço, a nossa equipe entra em contato com o advogado correspondente para garantir que tudo sairá conforme o combinado);
  4. A nossa equipe de auditoria recebe a solicitação no nosso sistema e realiza a revisão da diligência e após essa revisão o comprovante é liberado no nosso sistema para que o solicitante possa ter acesso.

Esse fluxo garante que tudo saia conforme o combinado, porque: (1) a diligência é previamente revisada pela nossa equipe, garantindo prazos, garantindo que todas as instruções e necessidades estejam completas; (2) a nossa equipe realiza a gestão e a cobrança do advogado correspondente, garantindo que os prazos vão ser respeitados e estando sempre disponível para qualquer dúvida; (3) todas as nossas diligências passam por um processo de auditoria, garantindo que está tudo certo e que pode ser, de fato, entregue para o cliente.

Diferenciais de Protocolos com a DOC9

O Que são Protocolos: Benefícios, Como e Onde Contratar?

Além do fluxo condicionado que as solicitações de protocolos passam, possuímos alguns pontos relevantes e que merecem destaque para todas as nossas diligências, bem como para as diligências de protocolos, como:

Equipe de Auditoria de Solicitações

Todas as solicitações de protocolos passam pela nossa equipe de auditoria, que confere se a diligência está dentro do combinado e só então libera para o nosso cliente.

Projetos para Demandas Específicas

Outra possibilidade é contratar a realização de projetos quando se tem um alto número de protocolos a serem realizados, acordando valores diferenciados e prazos de entrega diferenciados também.

Equipe de Atendimento Helpdesk

Possuímos uma equipe dedicada ao atendimento helpdesk dos nossos clientes, onde os usuários podem questionar sobre a realização do serviço de protocolos, antecipar prazos de entrega e muito mais.

Controle Duplo para Casos de Prazos Fatais

Realizamos um controle duplo de solicitações que possuem prazo fatal, além do fluxo normal de cobrança.

Seleção Rigorosa de Advogados Correspondentes

Possuímos um processo de captação rigoroso, onde o parceiro correspondente precisa comprovar experiências anteriores, realizar treinamentos iniciais e testes para ser aprovado. Após a entrada do parceiro, possuímos um acompanhamento através do ranking, que é composto a partir das diligências realizadas por ele, e são realizados treinamentos de reciclagem e substituição daqueles parceiros que não se adequam.

Seguro de Responsabilidade Cível

Possuímos um seguro de responsabilidade civil para casos de erros fatais cometidos por parceiros correspondentes DOC9.

Integração com os Correios

Possuímos integrações com os correios facilitando a entrega, sem a necessidade dos clientes e dos parceiros realizarem o pagamento de alguma taxa fora da DOC9.

Solicitar Contato

Quer saber mais sobre as vantagens que você pode adquirir ao repassar suas diligências forenses para a DOC9? Basta preencher o formulário ao lado para conversar com um dos nossos especialistas, iremos encontrar a melhor solução para o seu tipo de negócio.

Marúcia Rodrigues

Marúcia Rodrigues

Advogada formada pela Universidade Ritter dos Reis, especialista em Direito e Processo do trabalho. Atual Gerente de Diligências e de Cálculos Judiciais na DOC9. Responsável pela reestruturação do setor de Diligências Jurídicas e pela criação do serviço de Cálculos Judiciais na DOC9. Atua buscando continuamente melhorar os processos existentes na DOC9, propondo melhorias que facilitem a vida dos clientes e que tornem o fluxo de informação mais célere e inteligente.

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