Perda de prazo processual em escritórios de advocacia: quais as consequências e como evitar?

A perda de prazo processual pode trazer sérias consequências ao advogado, como o dever de pagamento de indenização aos clientes, e a possibilidade de sofrer sanções administrativas disciplinares na Ordem dos Advogados do Brasil. 

Hoje em dia, existem várias maneiras de acompanhar prazos processuais para facilitar a rotina dos profissionais do Direito. Porém, para se manter em dia e não correr o risco de perdê-los, é preciso adotar ferramentas eficazes de gestão advocatícia.

A perda de prazos permanece como um dos receios dos profissionais da área, especialmente quando o número de processos começa a aumentar. A boa notícia é que há ferramentas que te ajudam a se organizar para não perder mais nenhum prazo.

No texto de hoje, você confere quais são as consequências da perda de prazos processuais e dicas para que isso não aconteça com você. Boa leitura!

Consequências de atrasos e a perda do prazo processual

As consequências da perda de prazo processual pelo advogado dependem da natureza, dos efeitos e do objeto do tal prazo. Por exemplo, perder o prazo de uma contestação pode implicar na revelia do réu e na presunção da veracidade dos fatos alegados pela parte autora da ação. Ou seja, aumenta a probabilidade do réu perder a ação.

Por outro lado, a perda do prazo de alegações finais pode não ter tanto impacto no processo. Isso porque, de modo geral, nesta etapa as argumentações e provas já foram produzidas.

De qualquer maneira, os atrasos podem trazer sérias consequências aos processos. Confira as principais:

Preclusão 

Quando um prazo processual é perdido, uma das partes do processo deixa de ter o direito de se manifestar naquele momento. Esse incidente processual é chamado de preclusão temporal.

Esse recurso tem a função de obrigar as duas partes do processo a demonstrarem que se interessam e se comprometem a se manifestar quando for oportuno. Dessa maneira, é possível evitar que a demanda se torne eterna ou morosa.

Neste contexto, a parte que não cumprir os prazos estabelecidos pelo juiz ou pela Lei pode ser punida com a preclusão. Além da perda de prazo para manifestação, a preclusão pode acontecer em duas situações: 

1. Quando a parte se manifesta de forma incompatível com o momento do processo;
2. Quando a parte tenta se manifestar novamente sobre um assunto já tratado.

Reputação

Além da preclusão, que pode levar à perda do processo, a perda de prazo processual pelo advogado pode manchar a reputação do profissional. Isso porque sua negligência pode trazer consequências irreparáveis para o cliente.

O profissional deve sempre ter em mente que os interesses do cliente estão em jogo, e estes podem ter um papel significativo na vida dos interessados. Por isso, é essencial que os advogados tomem atitudes para minimizar erros e evitar consequências negativas à sua imagem profissional.

Pagamento de indenização

Como já dissemos, os impactos da perda de um prazo processual variam de acordo com a ação e com o momento. Porém, há casos em que a pena para o advogado que perde o prazo é indenizar o cliente de acordo com as consequências desse atraso.

Essa questão envolve a responsabilidade civil do profissional da causa e a perda de uma chance. O art. 927 do Código Civil determina que quem causar dano a outra pessoa por ato ilícito (citado nos arts. 186 e 187) fica obrigado a indenizá-la.

A negligência com o prazo processual pode ser vista como um ato ilícito, de acordo com o art. 186 do Código Civil. Assim, quando o advogado perde um prazo, entende-se que ele não está prestando o serviço com zelo e gerando um dano ao cliente.

Assim, por causa da atitude do advogado, o cliente pode perder a chance de ser bem sucedido no processo. O advogado, então, teria que reparar os danos nos casos em que sua atitude torne inviável o alcance do resultado esperado e a conquista de um benefício.

Por fim, de acordo com o artigo 34 da Lei nº 8906/94, dependendo do caso, as perdas de prazos podem ser passíveis da pena de censura em processos disciplinares na OAB. Isso se dá pela inteligência dos incisos XXIV e IX, que preveem como infração disciplinar tanto a “incidência em erros reiterados que evidenciem inépcia processual”  como “prejudicar, por culpa grave, interesse confiado ao seu patrocínio”. 

Dicas para evitar a perda de prazo processual

É claro que nenhum profissional perde um prazo porque quer. Normalmente, esse atraso está relacionado com a sobrecarga dos profissionais e com a gestão do escritório. Isso porque o dia a dia na advocacia engloba diversos processos, intimações, atividades administrativas, atendimentos e muitos outros.

Assim, para otimizar o tempo e ter mais segurança no controle de prazos, é preciso investir na organização do escritório. Existem diversas planilhas jurídicas e softwares de gestão que podem te ajudar nesse processo. Confira outras dicas para evitar atrasos processuais:

Planejamento operacional

O planejamento operacional envolve a estratégia para a execução das ações e metas traçadas pelo escritório. Deve-se desenvolver processos, métodos e sistemas para serem adotados em todos os níveis do escritório para um acompanhamento da rotina.

Assim, é possível garantir que todas as operações e tarefas sejam executadas de acordo com os procedimentos determinados. Para isso, é preciso definir planos detalhados, especificando cada profissional envolvido, suas funções e responsabilidades.

Softwares jurídicos podem ajudar a fazer a divisão de tarefas e tornar o planejamento operacional bem sucedido.

Metodologia ágil no jurídico

A metodologia ágil pode ser usada para incentivar que os colaboradores participem da tomada de decisão. Assim, a subordinação e a hierarquia podem ser reduzidas nos escritórios e departamentos jurídicos.

A ideia é descentralizar a tomada de decisões, permitindo que a equipe de advogados possa gerir seus próprios prazos, processos e tarefas com liberdade. Assim, o gestor pode se afastar do operacional e se dedicar ao planejamento estratégico do negócio.

Enxugar processos

Outro ponto importante é analisar os processos internos necessários para a realização do trabalho jurídico e dividi-los em duas categorias:

1. Tarefas que agregam valor ao cliente;
2. Tarefas que não agregam valor ao cliente, que são consideradas como desperdício.

O objetivo principal é eliminar os desperdícios e focar nas tarefas que agregam valor ao cliente. Assim, é possível otimizar custos, aumentar a qualidade e serviços oferecidos ao cliente. Para isso, é importante tomar as seguintes atitudes:

• Mapear processos – comece mapeando as tarefas, etapas, responsáveis envolvidos, além de materiais e o tempo demandado em sua execução;
• Padronizar processos – esse é o momento de identificar falhas e oportunidades de melhoria. Após definir as melhores práticas com a equipe, é necessário criar um documento para que as tarefas sejam feitas de acordo com as diretrizes estabelecidas. Criar padrões operacionais, listas de verificação, formulários e outros irá trazer suporte às tarefas da equipe e reduzir os erros;
• Eliminar desperdícios – após identificar todas as questões que fazem com que se perca tempo, dinheiro e se desperdice materiais no escritório, tome ações para acabar com elas;
• Desenvolver e valorizar os funcionários – não é necessário cortar funcionários para diminuir os custos. É necessário desenvolver processos junto com a equipe e parceiros e permitir que eles atuem em seu aprimoramento para criar valor ao cliente. Essa também é uma forma de motivar e aumentar a produtividade da equipe;
• Melhorar os processos continuamente – é preciso concentrar esforços na identificação da raiz dos problemas e das etapas nas quais ocorrem falhas nos processos para evitar que aconteçam novamente;
• Adotar tecnologias para reduzir custos e aumentar a eficiência – A tecnologia é uma ótima aliada dos processos enxutos, já que ajuda a aumentar a eficiência, otimizar o tempo, diminuir desperdícios e entregar mais valor ao cliente. Ao automatizar tarefas, é possível reduzir as burocracias e gerar diferenciais competitivos para o escritório.

Como a Logística jurídica pode ajudar a evitar a perda de prazo processual

Também é possível otimizar a gestão dos escritórios por meio da logística jurídica. Essa ferramenta, que se baseia na estratégia do negócio, pode ser usada para otimizar o trabalho e o orçamento de departamentos jurídicos e escritórios.

Assim, determinadas tarefas do dia a dia são terceirizadas para correspondentes jurídicos com o objetivo de otimizar os processos internos. Entre as tarefas estão: protocolos de petições, realização de audiências, retiradas de documentos e alvarás, e outras diligências.

A Doc9 é uma empresa de logística jurídica que possui a solução ideal para aumentar a produtividade e controlar o orçamento do seu negócio. Assim, é possível direcionar seus colaboradores para tarefas estratégicas, que agregam valor ao seu negócio.

Seguro responsabilidade civil

Além disso, a Doc9 possui um seguro de responsabilidade civil para proteger nossos clientes em casos de erros cometidos por parceiros correspondentes DOC9. Ou seja, em caso de perda de prazo processual, a Doc9 garante que os parceiros e seus clientes não saiam no prejuízo.

Conclusão

A perda de prazo processual pelo advogado é um erro que pode ser evitado por meio da adoção de ferramentas de gestão. Uma das principais ferramentas é a logística jurídica, usada para terceirizar tarefas burocráticas e direcionar os esforços para atividades mais estratégicas.

Você já perdeu algum prazo processual? Compartilhe nossas dicas para que isso não aconteça com seus colegas!