Você já teve a sensação de estar sempre com alguma tarefa pendente ou de estar constantemente em cima do prazo para entregar tarefas? Se sim, você precisa rever a sua gestão de tempo. É normal que ocorram mudanças na sua organização se o volume de clientes aumentou ou sua equipe esteja reduzida. Mas isso só mostra que é o momento de rever a forma de estruturar melhor sua rotina e suas tarefas.
Em razão das diversas atividades que precisam ser exercidas em uma empresa ou escritório de advocacia, pequenos novos hábitos podem fazer toda a diferença na sua produtividade. Para sermos objetivos, separamos algumas dicas que podem fazer toda diferença:
Tenha um lugar específico para lançar todas as tarefas pendentes que você possui, não importando aqui se de maior ou menor complexidade, mais ou menos demoradas. O maior estresse enfrentado por pessoas que não registram suas tarefas e não possuem essa “Caixa de Entrada” é a necessidade de constantemente não esquecerem o que se tem para fazer.
Separe horários específicos para abastecer essa caixa de entrada e para resolver tarefas menos complexas, que demandam pouco tempo. Para você não se ver submerso em uma quantidade enorme de afazeres, separe aqueles que são executáveis em até 5 minutos e não os deixe para depois. Dessa forma, você já fica com a consciência de que está sendo produtivo por ter tido tarefas cumpridas durante o dia. Uma quantidade enorme de tarefas pendentes também pode tirar o seu sono.
Para aquelas tarefas mais complexas, que ficaram na sua caixa de entrada, separe um tempo para priorizá-las, ordenando-as pelo grau de importância. Isso vai fazer você se sentir mais eficiente e gerando mais valor ao passo em que as tarefas forem sendo concluídas.
Faça pequenas pausas. Pode parecer contraditório pausar as atividades, mas, na verdade, as vezes tudo o que você precisa para finalizar uma tarefa maçante é de um tempo para respirar e se reconectar. Dessa forma, o tempo despendido para execução de uma determinada tarefa será realmente gasto para execução da mesma, com foco, e não desperdiçado com procrastinações e tentativas de fazer a concentração voltar.
Automatize e terceirize. A tecnologia é uma das suas maiores aliadas para otimização de tempo e maximização de seus resultados. Utilize ferramentas para agendar tarefas em datas específicas e priorizar as tarefas de sua Caixa de Entrada. Além disso, você pode enviar e receber tarefas de seu time, e junto com ele priorizar quais são as mais importantes para consecução das metas perseguidas.
Estes pontos todos, por mais trabalhosos que pareçam no início, podem mudar significativamente a sua capacidade de executar mais e melhor e, desse modo, sem sombra de dúvidas, vão lhe ajudar a concretizar mais projetos e atingir melhores resultados.
