Vários processos manuais foram substituídos por documentos eletrônicos. Um deles, por exemplo, tornou-se a certificação digital A1. Nesse sentido, uma das principais razões pelas quais o Certificado Digital A1 é um dos formatos mais procurados é porque é simples de emitir e prático de usar.
Além disso, você pode realizar várias tarefas com ele e também pode instalá-lo em qualquer computador.
Em um mundo em que as pessoas buscam mais confiabilidade, integração e velocidade, este formato de certificado digital pode fornecer tudo isso e muito mais. Por isso, confira neste artigo mais detalhes sobre o que é o Certificado Digital A1, como ele funciona e quais são as principais vantagens em usá-lo.
Para começar: o que são os Certificado Digitais?
Podemos dizer, de forma geral, que o certificado digital é uma assinatura de uma pessoa física ou jurídica, com a diferença de ser digital.
Esta declaração tem validade legal e é usada para garantir uma variedade de transações e serviços online.
Usando um certificado digital, uma pessoa ou empresa pode ser reconhecida ao assinar um documento digital.
O certificado digital é usado para fornecer Notas Fiscais Eletrônicas, Comprovantes de Transporte Eletrônicos, e muito como. Além disso, é possível arquivar e enviar diversos outros documentos online (incluindo aqueles que os advogados já utilizam para protocolar petições em processos eletrônicos).
Essa certificação também permite fazer login com segurança, movimentar dinheiro em sua conta bancária, enviar declarações de imposto de renda e outras coisas.
Quais são os tipos de certificados digitais?
Existem 12 tipos diferentes de certificados digitais em geral, e cada um é usado em uma situação única. Dessa forma, estas certificações estão agrupadas em 5 categorias, sendo elas:
- Certificado de assinatura digital tipo A;
- Certificação S e T, muitas vezes conhecidos como certificados sigilosos, são usados para proteger as informações para que apenas aqueles que estão autorizados possam acessá-las;
- Certificações tipo A CF-e-SAT emitidas para todos os equipamentos SAT-CF-e Sistema de Autenticação e Transmissão de Cupom Fiscal Eletrônico;
- Certificação tipo OM-BR emitida apenas para equipamentos regulamentados pelo Inmetro.
Certificado Digital A1: O que é e como funciona
Como você deve imaginar, o grupo de certificações de assinatura digital inclui o certificado digital tipo A1.
Este modelo em particular é recomendado em termos de uso e conceito para autenticar operações e documentos que dependem principalmente da identificação das partes envolvidas.
Em outras palavras, o certificado A1 pode ser usado no lugar de assinaturas em documentos em papel que tenham validade legal, como contratos, candidaturas a empregos, diplomas, atestados e receitas de medicamentos.
Além disso, outro uso deste certificado é na autenticação para validar operações digitais que exigem essa garantia de quem é o autor de determinada ação, como o acesso aos sistemas públicos da Receita Federal ou na autenticação de uma Nota Fiscal Eletrônica e na Declaração Fiscal.
Em termos físicos, o certificado digital A1 é um arquivo eletrônico, normalmente com a extensão. PFX ou .P12, instalado diretamente no computador do titular ou responsável pelo certificado. Além disso, ele pode ser instalado em outros dispositivos, incluindo laptops, tablets e smartphones, permitindo que ele seja usado em uma variedade de configurações e plataformas.
Por ser um documento digital, ele também é um modelo muito seguro sem chance de ser roubado ou perdido.
No entanto, você ainda pode estar se perguntando o que significa o número 1 atrelado a letra A.
Podemos dizer que o número que completa o nome do certificado A1 refere-se à validade do certificado, que no caso do A1 é de um ano e deve ser renovado durante esse período.
Como funciona?
Sempre que um usuário executa uma ação que exige assinatura eletrônica, como preencher um login ou validar informações específicas, o certificado tipo A1 pode ser acionado.
Após receber a permissão para retirar o certificado e sua emissão, são geradas duas senhas criptografadas: uma chave pública, que de forma geral ela é mantida pela própria autoridade certificadora; uma chave privada que é armazenada em um computador pessoal, assim como no certificado em si.
Essas duas chaves são combinadas quando o certificado precisa ser ativado e a senha pública lê os dados da senha privada.
Depois de cumprir esses procedimentos, a assinatura eletrônica fica disponível para uso.
Além disso, uma vez que este documento é instalado em um computador pessoal e problemas de equipamento são sempre uma possibilidade, é vital ter uma cópia de segurança da certificação para garantir que nada seja perdido em situações de falhas.
Qual a importância da utilização da certificação digital A1 nos dias atuais?
A tecnologia está sempre desenvolvendo e trazendo soluções cada vez mais focadas na simplicidade e adaptabilidade dos processos de trabalho.
Dessa forma, o uso remoto, por exemplo, é extremamente necessário porque muitas empresas hoje trabalham com inúmeras máquinas e uma alta demanda.
Além disso, a alta otimização de tempo de um documento flexível resulta em maior lucro e produtividade, permitindo que as empresas dediquem mais tempo à estratégia de negócios e à qualidade do produto ou serviço.
Nesse sentido, segundo números divulgados pelo Instituto de Tecnologia da Informação (ITI), já existem mais de 10 milhões de certificados digitais ativos no Brasil. 99,3% desta quantidade corresponde a Certificados Tipo A1 e Tipo A3, sendo apenas 0,7 % pertencente a outros tipos.
A categoria A1 responde por 46,1 % de todos os certificados ativos, representando uma parcela significativa dos usuários.
Os dados mostram que os Certificados A1 e A3 têm uma distribuição comparativamente homogênea, pois são modelos com funcionalidades essencialmente idênticas e diferem apenas em termos de duração de validade e forma de apresentação do documento armazenado.
Vantagens do uso do Certificado Digital A1
Como você deve imaginar, a utilização do certificado digital A1 pode apresentar diversos benefícios para as empresas ou pessoas físicas que precisam garantir segurança em processos documentais. Por isso, confira as principais vantagens a seguir.
O certificado digital A1 traz mais comodidade
Um dos principais benefícios de ter um certificado digital é a capacidade de resolver qualquer dilema relacionado aos negócios sem sair de casa ou do ambiente de trabalho.
Para validar qualquer documento, contrato ou transação, você pode facilmente usar seu certificado online em vez de ter que ir ao cartório para verificar a assinatura ou se locomover para outro local.
Segurança na integridade do documento
Uma preocupação comum é com a integridade do conteúdo, onde se buscam verificar possíveis erros, indícios de falsificação ou modificação do conteúdo. Da mesma forma, os documentos digitais devem obedecer a um conjunto de regras e ser protegidos por criptografia altamente avançada para que tenham validade jurídica.
Acesso remoto
Outra vantagem é ter opções de acesso remoto. Em outras palavras, você pode acessar remotamente um computador que tenha o Certificado A1 instalado a partir de outra máquina.
Confira também: posso compartilhar certificado digital?
Nesse caso, a sua instalação só precisa ser feita na segunda máquina para que o usuário consiga assinar qualquer arquivo.
Emitido e armazenado no computador
O fato do certificado digital A1 permitir que a assinatura digital senha emitida e armazenada no próprio computador garante uma maior seguridade para não perder os arquivos importantes.
Nesse sentido, o armazenamento na nuvem ou no backup é uma forma de tornar esse processo ainda mais infalível.
O certificado digital A1 permite a utilização simultânea de usuários
O Certificado A1 possibilita acesso e uso simultâneos, pois é utilizado diretamente no computador.
Esse recurso se torna um grande benefício, principalmente para empresas que precisam que um mesmo processo seja autenticado em muitos sistemas diferentes.
No entanto, vale ressaltar que o usuário precisa carregar a leitora e cartão, ou então o token, para todos os locais em que ele esteja.
Compartilhamento de certificados digitais
Uma outra forma de compartilhar certificados digitais – de maneira remota e totalmente segura – é com uma solução, como a do Whom, que permite o compartilhamento de certificados digitais na nuvem.
Facilidade de acesso a serviços públicos
Ter acesso irrestrito a diversos serviços governamentais pela internet é um dos principais motivos para obter uma certificação digital.
Para muitas empresas, ter uma assinatura digital é necessário para emitir notas financeiras, por exemplo.
No entanto, também vale a pena obter esse certificado voluntariamente para acessar plataformas governamentais como INSS, eSocial, SPED, RAIS, Prouni, DMED e inúmeros outros.
Disponível em sistemas de notas fiscais
Outro ponto importante para empresas que emitem notas fiscais de forma online, é que o Certificado Digital A1 permite que as emissões sejam feitas não somente em qualquer computador, como também fora da empresa. Portanto, basta importar o documento para o sistema emissor.
Reduz custos de aquisição
A certificação digital também ajuda o negócio a reduzir uma série de custos e aumentar a produtividade. Estes são alguns gastos que a assinatura digital retira da sua rotina:
- Custo com o envio de documentos;
- Compra e impressão de papel;
- Necessidade de reconhecimento de firma em cartório;
- Custo de transporte para assinatura de documentos;
- Necessidade de um local para armazenar os documentos;
- Custos administrativos para gerenciamento de arquivos.
Diferenças entre o Certificado Digital A1 e A3
Ambas as certificações A1 e A3 têm a mesma função. O tipo de armazenamento e o período de validade desses dois modelos são o que os diferencia.
Enquanto o A1 tem um período de validade de um ano, o A3 é válido por três anos. Além disso, o A1 tem formato eletrônico e pode ser instalado em vários dispositivos, enquanto o A3 pode ser armazenado em um chip ou token USB.
Ao decidir entre os dois, tudo é baseado em como você pretende usar a certificação.
Emissão do Certificado Digital
Agora que você já conhece as principais características da certificação A1, mostraremos como obter uma.
Confira a seguir os passos principais para garantir a emissão do certificado digital.
Quem deve realizar?
Antes de tudo, é preciso que você escolha o que melhor se adequa ao seu objetivo pessoal ou do seu negócio. Em seguida, escolha uma Autoridade Certificadora (AC).
Esta organização realiza todo o processo de validação e disponibilização do seu certificado digital.
Nessa situação, vale a pena trabalhar com uma autoridade certificadora que tenha credibilidade no mercado e, mais importante, permita a execução de processos de videoconferência para validação.
Isso porque, esse processo acelera muito a liberação e distribuição do seu certificado digital.
Onde e como obter?
Após este contato, é necessário concluir o pagamento e reunir toda a documentação necessária para os processos de ativação e validação do Certificado A1.
Após o recebimento da documentação, a autoridade certificadora agendará uma reunião para verificação dos dados.
Esse procedimento costumava ser realizado com visita física. No entanto, atualmente existem autoridades de certificação que realizam este trabalho remotamente via videoconferência.
Assim, o procedimento se torna mais fluido e prático. Após aprovado, você poderá usufruir todos os benefícios do certificado digital A1.
Como renovar o certificado digital A1?
Os certificados digitais dos tipos e-CNPJ e NF-e podem ser renovados online, e o primeiro passo é entrar em contato com a autoridade emissora (AC).
Depois disso, é só escolher a versão da certificação e a forma de pagamento. Normalmente, é cobrada uma taxa que pode variar de R $150,00 a R $300,00.
Para certificados e-CPF, a renovação é realizada pela instalação de um sistema AC. É interessante buscar a renovação do certificado digital pelo menos 30 dias antes do vencimento.
Por fim, alguns AC ainda pedem um prazo de pelo menos três dias para encerrar o processo.
É importante ter em mente que certificados digitais cancelados impedem que uma organização emita notas fiscais ou realize qualquer transação online.
Além disso, outros tipos de documentos utilizados nos certificados digitais também acabam perdendo qualquer validade jurídica.
Conclusão
Após ler este artigo, deve ter ficado claro como funciona a certificação digital e o motivo pelo qual ela é importante para garantir a validação e autenticação jurídica de diversos documentos importantes no dia a dia de processos empresariais.
Dessa forma, além de oferecer menores riscos para os usuários, também garantem comodidade e acessibilidade, tornando todo o procedimento mais ágil e prático.
Se você gostou desse conteúdo e gostaria de ter acesso a isso e muito mais é só navegar no site da Whom. Com isso, você poderá entender de que forma itens tecnológicos podem tornar os processos da sua empresa mais funcionais e ágeis.
