Sabe aquela sensação de que você trabalhou muito, mas ainda assim o dia não foi produtivo? Provavelmente você se sente dessa forma porque focou os esforços em tarefas que não eram prioritárias ou porque listou mais tarefas do que era capaz de entregar.
Nem sempre o que é urgente é prioritário, da mesma forma que nem tudo que é importante tem certo grau de urgência, e o sucesso ou fracasso da sua estratégia de negócio está justamente ligada a quais critérios você utilizará na tomada de decisão e priorização de demandas.
Uma das técnicas que auxilia no aumento da produtividade, definição de prioridades e gerenciamento do tempo se chama Matriz de Eisenhower.
O que é a Matriz de Eisenhower?
O método criado por Dwight Eisenhower tem como objetivo principal o aprimoramento do processo decisório e da efetividade das definições, ou seja, é uma ferramenta que visa facilitar o gerenciamento de atividades e de prioridades trazendo mais segurança para a rotina de trabalho.
A matriz é dividida em quatro quadrantes:
- Importante e urgente: tarefas que devem ser feitas imediatamente
- Importante, mas não urgente: tarefas que devem ser desenvolvidas em médio ou longo prazo
- Urgente, mas não importante: como ligações, e-mails e reuniões, por exemplo
- Não urgente, não importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas
Importante x Urgente
Antes de utilizar a matriz é preciso entender a diferença entre demandas importantes e urgentes.
Importante é aquela tarefa que está diretamente relacionada a objetivos e metas, como, por exemplo, a elaboração de um relatório periódico. Urgente é aquela tarefa com prazo estabelecido, como agendar reuniões com clientes.
Existem tarefas urgentes que você pode delegar para outros colaboradores da sua equipe, caso trabalhe com mais pessoas que podem realizar essa demanda por você. Importante salientar que às vezes uma tarefa pode ter natureza dupla, ou seja, está relacionada a um objetivo e também possui um prazo estabelecido.
Caso você deseje, é possível estabelecer níveis de prioridade para cada tarefa (de 1 a 4, sendo 1 mais prioritária e 4 menos prioritária). Isso não é uma regra, cabe a você definir o peso de cada uma delas de acordo com sua rotina e demandas.
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Processo contínuo
Assim como outras ferramentas de gestão e produtividade que estão dispostas como um ciclo de melhoria contínua, a Matriz de Eisenhower precisa estar em constante mudança. Conforme você lida com as atividades prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias, e assim vai tirando da sua lista de afazeres.
Ao utilizar a Matriz de Eisenhower você passa a enxergar as reais prioridades na sua rotina, consegue otimizar seu tempo e de sua equipe e consequentemente aumenta a produtividade do seu negócio.
