Estamos sempre buscando maneiras de facilitar nossa rotina e aumentar a produtividade certo? Por conta disso, preparamos um post para você sobre Sistemas de Automação para Escritórios de Advocacia: Como Usá-los Para Reduzir Gastos, e de quebra, agilizar o seu dia a dia!
Primeiramente, vamos explicar o que são Sistemas de Automação para Escritórios de Advocacia: são plataformas ou softwares criados para a organização de rotinas, automatização de atividades e facilitação de processos.
Sistemas de Automação para Escritórios de Advocacia
Um fator essencial de qualquer escritório é acompanhar sua base de clientes, registrando o perfil de pessoa que busca seus serviços. E, mais uma vez, as ferramentas de automação podem facilitar bastante essa tarefa.
Além de você manter um registro organizado onde clientes se tornam fáceis de serem encontrados, também é possível entender melhor quem procura pelos seus serviços e qual seu público-alvo para marketing pessoal, como explicamos em outro post.
Cópia e cola inteligente
Principalmente no ramo da advocacia, é comum a necessidade de completar demandas repetitivas, e os sistemas carinhosamente apelidados de “clicadores” podem fazer isso de forma inteligente e ajuda-lo a poupar tempo na sua rotina.
O software aplica um modelo de petição automaticamente aos dados adicionados ao mesmo para todos os casos em que a defesa ou a petição são extremamente semelhantes, no que diz respeito a explanação dos fatos, aos argumentos e, até mesmo, o próprio pedido.
Gerenciamento de tarefas
Já falamos desses sistemas em um post separado aqui no nosso blog, mas é sempre válido reforçar que pontualidade e compromisso com a entrega são essenciais para qualquer negócio, especialmente advogados e seus escritórios.
Tais sistemas provêm uma maneira fácil e rápida de organizar sua rotina e projetos, fornecendo alertas e notificações de datas importantes que estão chegando; assim permitindo a organização conforme suas prioridades.
Redução de duplicatas
Um problema sério em diversos escritórios é o chamado registro duplo — quando um funcionário coloca uma informação na planilha e a mesma informação é inserida novamente por outra pessoa, deixando dois pedidos em aberto para o mesmo cliente, por exemplo.
Sistemas de informação integrados dificultam bastante esse tipo de ocorrência, já que detectam informações repetidas ou, em alguns casos, não permitem que alguém insira informações repetidas.
Automação de marketing
Com o crescimento exponencial das mídias digitais, o consumidor está cada vez mais presente na internet, seja para consumir conteúdo gratuito ou para comprar produtos e serviços. Já falamos um pouco da importância do marketing, e a automação de uma parte desse serviço que é tão humano pode poupar algumas horas de trabalho.
Você pode usar sistemas para programar seus posts na frequência que desejar e analisar os resultados dos mesmos. Também é possível seguir pessoas em diversas redes sociais, enviar e-mails para clientes em potencial encontrados online, tudo isso na palma da mão.
Programação de pagamentos
Contas e boletos são comuns para qualquer empresa, mas um sistema de automação que os faça automaticamente pode impedir incidentes desagradáveis e ainda por cima, retira obrigações que ocupam seu tempo na rotina!
Os meios mais confiáveis é o famoso “Internet Banking” que está presente em praticamente todos os bancos: Com ele, você tem a garantia de qualidade do seu banco com a segurança de um sistema que não necessita de acessos externos em seus dados pessoais ou da sua empresa. Internet Banking permite a colocação de contar mensais como aluguel, luz, água, energia, entre outros em débito automático!
Caso você tenha mais alguma despesa fixa, inclua na lista.
Redução de materiais de escritório
Seja qual for a função do sistema que escolha, o mesmo automaticamente poupa o uso de papel, canetas e demais materiais de escritório; fazendo assim bem para o seu bolso e para o meio ambiente.
O uso de sistemas computadorizados para organizar cadastros, processos e outros tipos de arquivos dispensa o uso de ficheiros e uma quantidade exorbitante de impressões que ficariam guardadas no escritório ocupando um espaço que pode ser utilizado para outra coisa!
Sistemas de Automação para Escritórios de Advocacia
A automação de tarefas auxilia a produtividade da equipe e ainda desonera o seu time de tarefas burocráticas e permite que eles se dediquem mais a atividades mais estratégicas. Utilizar Sistemas de Automação para Escritórios de Advocacia deve ser uma prática cada vez mais comum no mundo do direito, não podemos ficar para trás em termos de tecnologia. E então, quais sistemas seu escritório usa ou pretende usar para facilitar o dia a dia?
