Reduzir custos é um dos objetivos mais comuns entre empresas, e não poderia ser diferente no mundo jurídico, ter a gestão do escritório de advocacia voltada para 15a redução de custos é extremamente importante para o sucesso e também para a sobrevivência do negócio. A crise econômica atinge os mais diversos setores, e muitos escritórios precisam lidar com a inadimplência mais alta que no passado. Saiba como focar a gestão de seu escritório em redução de custos.
Como Gerenciar um Escritório de Advocacia com o Foco em Redução de Custos?
A gestão focada em redução de custos é feita a partir de uma análise estruturada e planejada sobre todos os gastos e despesas da empresa, onde são avaliadas as possibilidades de otimizar recursos e melhorar a saúde financeira do escritório de advocacia. Abaixo exploramos alguns pontos essenciais para a gestão de um escritório de advocacia voltada para a redução de custos.
Veja como reduzir os custos do seu escritório
Conheça Primeiramente Todas as suas Despesas
Antes de investir esforços em reduções pontuais, você precisa conhecer todos os gastos do escritório de advocacia. Para isso você pode contar com auxílios de planilhas em excel para registrar todas as entradas e todas as saídas mês a mês. Preencha essa planilha pontualmente, toda vez que algum gasto for gerado. Porque assim, você poderá analisar onde você está investindo, quais desses investimentos que podem ser cortados e quais são realmente necessários.
Além disso, nessa planilha, classifique quais despesas são fixas e quais despesas são variáveis, dividindo-as em grupos. Você pode ter as seguintes classificações, por exemplo: custos com processos, gastos com deslocamentos e com viagens a negócios, gastos com folha de pagamento, gastos com infraestrutura. Assim você poderá analisar os resultados por grupo, facilitando a visualização.
Crie uma Mentalidade na sua Equipe Voltada a Redução de Custos
Após conhecer todos os seus gastos e ter uma base para preenchimento, é o momento de traçar objetivos e metas a serem atingidas. E para o seu escritório de advocacia ter sucesso nessa jornada, é preciso que você envolva os demais colaboradores do escritório!
Incluir a equipe é um passo primordial para o sucesso da sua gestão de Escritório de Advocacia voltada para a redução de custos e se esse objetivo for alcançado, todos terão benefícios. Uma das mensagens que você precisa passar aos demais colaboradores é essa, que trabalhar em um escritório de advocacia que seja rentável é fundamental para àqueles profissionais que almejam garantir crescimento profissional dentro da organização, através de promoções de salários entre outras vantagens. E isso será, é claro, muito mais motivador do que trabalhar em um escritório que passe por riscos financeiros.
Reduza Gastos com Materiais de Uso de Consumo
Avalie os gastos do dia a dia como: xerox, gastos com papel, impressões, materiais descartáveis, contas de telefone, de internet, de energia elétrica. Essas contas podem ser pequenas quando analisadas individualmente, mas no montante, ao final do mês, fazem diferença no orçamento. Você já pensou, por exemplo, em substituir a sua impressora (aquela que está sempre dando problema) por um aluguel de impressoras? Esse é um exemplo clássico que já traz alguns benefícios financeiros para as empresas e que você pode aplicar no seu escritório.
Tente poupar impressões realizadas, e faça o uso do papel somente quando for necessário, além de poupar dinheiro, você estará contribuindo com o meio ambiente. Troque as suas ligações telefônicas por ligações via Skype, VoIP ou Whatsapp, que são mais econômicos e, na maioria das vezes, mais rápidos.
Considere Trabalhar em Espaços de Coworking
Você já parou para analisar os seus gastos com aluguel? Uma boa opção para economizar nesse quesito é trabalhar em espaços de Coworking, que são ambientes compartilhados por diferentes organizações e que estão se tornando cada vez mais populares pelas inúmeras vantagens que eles apresentam. Além de reduzir os custos, os seus colaboradores estarão vivenciando um espaço criativo que permite a troca de ideias de diferentes segmentos.
Todas as despesas (água, luz, internet e aluguel) são divididas e, além disso, outros serviços como secretárias, serviços administrativos e serviços de limpeza podem ser também compartilhados. Sem dúvidas a economia é bem significativa, quando comparamos o espaço coworking com um aluguel de espaço para escritório mais as despesas inclusas.
Repasse suas Diligências Jurídicas para Advogados Correspondentes
Outra opção para reduzir os seus gastos é com o repasse de suas diligências jurídicas para advogados correspondentes. Essa opção é vantajosa porque desonera a sua equipe e permite que eles trabalhem com assuntos mais estratégicos. É claro que a equipe, na maioria dos casos, vai ter que investir um tempo para a contratação e para a gestão dessas diligências. Isso não parece muito bom, não é mesmo? Mas o repasse de suas diligências para empresas de logística forense é uma troca muito mais eficaz.
Isso porque empresas de logística forense, como a DOC9, trabalham com advogados correspondentes e realizam para os escritórios toda essa parte burocrática de contratações e de controle das diligências. Esse repasse trará para o seu escritório de advocacia inúmeras vantagens como aumento de produtividade, redução de custos e rapidez na realização das suas diligências.
A gestão de um escritório de advocacia voltada a redução de custos exige o comprometimento de todos para a construção de uma mentalidade de redução de custos, que não é adquirida de um dia para o outro, exige paciência e perseverança. Repensar atividades e atitudes é essencial para o sucesso dessa jornada, e é essencial para o sucesso financeiro do seu escritório. Planejar e ter disciplina são competências que serão exploradas nessa tarefa.
