FAQ - Clientes

Aqui separamos as perguntas mais comuns de clientes que desejam contratar os serviços da DOC9. Esperamos que esse canal possa lhe ajudar! : )

A DOC9

O que é a DOC9?

A DOC9 é uma empresa de logística forense que realiza o controle e a gestão de diligências jurídicas de empresas, escritórios de advocacia e também para advogados autônomos.

Somos responsáveis pela captação e nutrição de uma rede qualificada de advogados correspondentes e pela entrega de um serviço de qualidade.

O que é uma empresa de logística forense?

Uma empresa de logística forense é aquela que é responsável pela gestão e pelo controle de diligências jurídicas. Os escritórios de advocacia e setores jurídicos solicitam a realização de diligências forenses e as empresas de logística ficam responsável por alocar um advogado correspondente para a realização do serviço, por gerenciar esse correspondente durante a execução e garantem também que a entrega vai sair conforme o cliente esperava.

As empresas de logística forense tem como objetivo facilitar as partes burocráticas da contratação de advogados correspondentes, centralizando o pagamento, gerindo a solicitação, realizando a captação e negociação de valores com os correspondentes jurídico.

O que são diligências?

Diligências jurídicas são os serviços jurídicos que são executados por advogados correspondentes, podendo ser audiências, sustentações orais, assembleia de credores, cópias de processos físicos, protocolização ou retirada de documentos e muito mais.

Quais são os serviços que realizamos?

A DOC9 realiza os serviços de audiências (preposto, advogado e combo), cálculos judiciais, cópias de processos, protocolização de documentos, acompanhamento de publicações jurídicas e demais diligências jurídicas.

Existe cobrança de mensalidade?

Não, não há cobrança de mensalidade. Os nossos clientes só pagam pelos serviços entregues.

Qual o horário de funcionamento?

O horário de funcionamento da DOC9 é das 8:30 até as 18:00, de segunda-feira à sexta-feira, seguindo o fuso horário de Brasília.

Mas a  disponibilidade do nosso sistema e do nosso canal helpdesk é de 24 horas por dia, entretanto as respostas desses atendimentos helpdesks só irão acontecer durante o horário de funcionamento.

A DOC9 é indicada para quem?

A DOC9 é indicada para setores jurídicos de grandes empresas, para escritórios de advocacia de grande, médio e pequeno porte e também para advogados autônomos.

Aplicativo e Sistema

As solicitações são realizadas por e-mail?

Não. As solicitações são feitas através do nosso sistema online e o cliente pode acompanhar o andamento da solicitação também pelo sistema. Além disso, o cliente recebe confirmação de abertura, de modificações, de alterações e de entrega via e-mail, mas o pedido é feito no nosso sistema.

Como o sistema funciona?

O nosso sistema tem como principal objetivo centralizar as diligências jurídicas, tanto dos nossos correspondentes quanto dos nossos clientes e para cada situação temos uma série de opções que se encaixam as diferentes realidades, tanto do cliente quando do nosso parceiro correspondente:

Visão cliente:

Com o nosso sistema, os nossos clientes podem abrir solicitações, acompanhar o andamento das diligências, receber notificações quando as solicitações são entregues ou quando precisam de mais informações. Nossos clientes podem ter acesso ao seu acompanhamento financeiro podendo ter acesso aos seus extratos, acesso a recibos gerais e individuais, podendo emitir os seus boletos no próprio sistema e muito mais.

Além disso, eles também possuem disponível um canal de atendimento helpdesk, que está sempre acessível para adiantamento de prazos, alterações em solicitações, dúvidas referentes ao sistema e muito mais.

Fora isso, os nossos clientes podem, no nosso sistema:

– Avaliar cada solicitação enviada (essas avaliações contam para o ranking de qualidade dos nossos correspondentes)

– Ter acesso ao nossos serviço de notas de expediente;

– Cadastrar novos usuários;

– Personalizar cores;

– Cadastrar novos clientes;

– Ter acesso ao contrato;

– Acessar a nossa ouvidoria para críticas, sugestões, elogios ou reclamações.

 

Visão correspondente:

Com o nosso sistema, os nossos correspondentes podem aceitar e acompanhar as diligências, verificar as orientações, ter acesso aos áudios com as informações da solicitações a qualquer momento, podem tirar dúvidas com os nossos atendentes e muito mais.

Além disso, os nossos correspondentes têm acesso a todos os nossos treinamentos online, podendo acessar os conteúdos referentes ao sistema DOC9, regras de audiência, cópias, diligências, cálculos e protocolos. Ainda tem acesso aos nossos manuais que explicam padrão de qualidade esperado, explicam o funcionamento do aplicativo DOC9, e manuais específicos de cada serviço.

Fora isso, os nossos correspondentes podem, no nosso sistema:

– Enviar ideias e sugestões no nosso mural de ideias;

– Ter acesso ao nosso espaço FAQ com as dúvidas mais frequentes e ainda cadastrar dúvidas que ainda não estão nesse espaço;

– Avaliar solicitações após a conclusão;

– Ter acesso ao nosso menu de notas fiscais, que é onde ele envia as notas dos serviços prestados.

Existe a possibilidade de integrar um sistema com outro?

Sim, existe! Possuímos uma API aberta que pode ser integrada com outros ERPs.

Como funciona o aplicativo?

O aplicativo DOC9 é recomendado para o uso dos nossos correspondentes jurídicos. Ele possui uma interface muito semelhante ao nosso sistema e permite que o correspondente possa se comunicar com a DOC9 de uma maneira mais célere, sem ter que acessar o computador.

Com o aplicativo, os nossos correspondentes podem: fazer o upload de solicitações, realizar o check-in em até 40 minutos antes do ato, conferir instruções das solicitações, ouvir os áudios de instrução das audiências, fazer o upload da ata da audiência, podem verificar se alguma solicitação foi para refazer, conseguem visualizar todas as demandas com o prazo para aquele dia e prazo para os próximos dias e também há possibilidade do correspondente de entrar em contato diretamente com o solicitante.

Serviços

Qual a capilaridade atendida?

  • Audiências: Todas as comarcas do Brasil, tanto comarcas do interior quanto capitais.
  • Cálculos Judiciais: Todas as comarcas do Brasil, tanto comarcas do interior quanto capitais.
  • Cópias de processos físicos: Todas as comarcas das Regiões Sul, Sudeste, Centro-oeste e todas as capitais das regiões Norte e Nordeste. Demais comarcas dessas regiões, somente, sob consulta prévia à nossa equipe.
  • Cópias de processos eletrônicos: Todas as comarcas do Brasil, tanto comarcas do interior quanto capitais.
  • Diligências: Todas as comarcas das Regiões Sul, Sudeste, Centro-oeste e todas as capitais das regiões Norte e Nordeste. Demais comarcas dessas regiões, somente, sob consulta prévia à nossa equipe.
  • Protocolos eletrônicos: Todas as comarcas do Brasil, tanto comarcas do interior quanto capitais.
  • Demais protocolos: Todas as comarcas das Regiões Sul, Sudeste, Centro-oeste e todas as capitais das regiões Norte e Nordeste. Demais comarcas dessas regiões, somente, sob consulta prévia à nossa equipe.

Como funciona nosso fluxo?

Após ter acesso ao nosso sistema, quando um cliente abre uma solicitação ela passa por esse fluxo padrão:

*para as solicitações de audiências, possuímos um fluxo diferenciado, devida a complexidade da diligência, para você conhecer o fluxo de audiências, você pode clicar aqui.

  • Inserção de informações das diligências (órgão, vara, data, orientações, peculiaridades, …);
  • A nossa equipe realiza a conferência do pedido e faz o repasse para o advogado correspondente;
  • Durante a execução da diligência, a equipe doc9 realiza o controle e a gestão, garantindo que tudo vai sair conforme o solicitado;
  • O correspondente posta a solicitação no nosso sistema e ela é verificada pela nossa equipe de auditoria;
  • A solicitação fica disponível para o nosso cliente através do nosso sistema por 30 dias.

Existe auditoria de solicitações?

Sim! Todas as nossas diligências passam por um processo de auditoria após a entrega do advogado correspondente e só então são disponibilizadas para os nossos clientes no portal.

Como funciona o método de cobrança?

O nosso método de cobrança é através de fatura mensal, não havendo cobrança de mensalidade, taxa de utilização ou valor minimo de pedidos. A cobrança é feita, somente, pelos serviços realizados, e efetuada sempre no mês subsequente à prestação dos serviços, através de boleto bancário.

Será necessário negociar valores a cada diligência?

Não. Os nossos clientes possuem um contrato com valores pré-acordados com a DOC9. Os valores são personalizados de acordo com a necessidade do cliente.

Existe uma conferência adicional na entrega da diligência?

Sim! Todas as nossas diligências passam por um processo de auditoria após a entrega do advogado correspondente e só então é disponibilizada para os nossos clientes no portal.

A DOC9 realiza acompanhamento processual?

Não. Não realizamos acompanhamento processual.

O escritório precisa alinhar expectativas de entrega a cada nova diligência?

Não, a única interação que o cliente tem é na abertura, no andamento e no recebimento da solicitação. As orientações são escritas na abertura da solicitação e todos os alinhamentos de expectativas são feitas pela DOC9 antes da entrada do correspondente, inclusive.

Uma vez que os nossos correspondentes só recebem diligências quando são considerados aptos para tal, ou seja, quando eles já tiverem realizado todo o nosso processo de inserção, com treinamentos e testagens. As expectativas de entregas são uns dos assuntos dos nossos treinamentos.

Existe um método de acompanhamento de performance de correspondentes?

Sim, os nossos advogados correspondentes são acompanhados através de um ranking de qualidade, onde avaliamos os seguintes critérios: qualidade da diligência, comportamento do advogado, cumprimento de prazo, solicitações para refazer, utilização do aplicativo e muito mais.

Os nossos correspondentes têm acesso ao andamento da sua nota, bem como recebem bonificações por desempenho. Os correspondentes que acabam tendo notas abaixo do esperado, passam por uma série de treinamentos de reciclagem e quando não melhoram a prestação de serviços são descadastrados do nosso sistema.

Existe a possibilidade de solicitar alguma diligência com urgência?

Sim, existe a possibilidade de solicitar diligências com urgência para todos os tipos de serviços, todos eles sofrendo uma cobrança adicional, devida a mudança de caráter da solicitação.

  • Audiências e diligências: A aprovação da solicitação depende do horário de acontecimento do ato;
  • Cálculos Judiciais: em até um dia após a data de abertura da solicitação;
  • Cópias: de 4 a 6 horas forenses corridas;
  • Protocolos: os prazos variam de acordo com sua comarca.

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