Ter um bom atendimento hoje em dia é essencial independente do setor de atuação. Erros de atendimento em escritórios de advocacia são recorrentes e acontecem tanto com clientes finais, quanto com pessoas físicas e pessoas jurídicas. E um atendimento mal feito é, sem dúvidas, um dos principais fatores que faz com que os clientes se sintam inseguros na hora de escolher um escritório de advocacia, recorrendo a amigos para indicações de bons profissionais. Sendo assim, aqueles estabelecimentos que têm o melhor atendimento são os que recebem o maior número de indicações.
Pensando nisso, separamos para você esse post para falarmos sobre os principais Erros de Atendimento em Escritórios de Advocacia, objetivando auxiliá-lo em busca da excelência na sua carreira jurídica.
Principais Erros de Atendimento em Escritórios de Advocacia
1. Falta de Informação a respeito do Andamento de Processos
O relacionamento entre o cliente e o escritório de advocacia é uma relação extremamente importante, já que um descuido ou um atendimento equivocado pode tomar proporções irrecuperáveis, como a própria perda do cliente.
Deixar de informar um cliente sobre o andamento do seu processo é um dos problemas mais graves e mais comuns cometidos pelos escritórios de advocacia. E esse é sem dúvidas um problema de estrutura, já que muitas vezes o escritório não tem um número de colaboradores suficiente que comporte a quantidade de processos, não conseguindo, então, dar a devida atenção para todos os clientes. A falta de uma equipe dedicada a assessorar e gerenciar todos esses processos pode inviabilizar um atendimento de qualidade ao cliente.
Informe o seu cliente sobre as fases do processo, sobre as datas das próximas audiências, informe se será necessário inserir novas testemunhas no processo, separe um momento para prepará-lo para o caso de depoimentos pessoais. Ao agir assim, você estará mostrando para o cliente que você se preocupa com ele e se preocupa em prestar um bom atendimento a ele.
2. Não atender o Cliente por telefone
Muitos clientes ligam para os escritórios porque estão preocupados com processos judiciais importantíssimos para as suas vidas. E em muitos casos, os advogados não atendem o cliente e nem entram em contato posteriormente para passar as devidas informações. Esse é outro erro muito comum de atendimento em escritórios de advocacia.
É essencial que o escritório de advocacia esteja preparado para atender as dúvidas dos seus clientes, prestando sempre um atendimento cordial em todos os momentos. E para isso, você precisará se colocar, muitas vezes, no lugar do seu cliente, que poderá estar nervoso, devido a importância do processo, e muitas informações poderão trazer para ele consequências indesejadas, inclusive. Por isso, procure sempre realizar contato em prazos razoáveis e seja sempre disponível para dúvidas existentes.
3. Não deixar claro o Valor que deverá ser pago ao Escritório
Determinar o preço dos serviços a serem prestados e explicá-los aos clientes pode ser uma grande dificuldade dos escritórios de advocacia, principalmente para advogados iniciantes. Mas não se iluda, essa falta de alinhamento inicial pode vir a se tornar um problema na relação entre as partes.
Estipule o preço a ser pago e adapte valores de acordo com os custos adicionais e especificidades de cada caso. Deixe claro quais devem ser as formas de pagamento bem como as datas para tal, e se possível, discrimine para o cliente o que está sendo cobrado, se for necessário, detalhe item por item.
Outro ponto importante é formalizar como se darão os contratos dos honorários, porque isso lhe dará uma garantia de cobrança mais célere dos honorários advocatícios para casos de inadimplência. Fora que a formalização irá evitar qualquer equívoco de informação com o cliente, formalizando, assim, os valores acordados.
4. Não comparecer às audiências
A ausência do advogado em uma audiência pode comprometer fortemente o andamento de um processo, prejudicando, obviamente, o relacionamento com o cliente. No melhor dos casos, a audiência será remarcada e o andamento do processo será, assim atrasado por óbvio. Outro cenário possível é audiência acontecer sem o advogado.
5. Não existência de uma equipe de apoio
Advogados de apoio tem como principal objetivo auxiliar as equipes com o fluxo de trabalho interno, quando não alocados para a resolução de demandas externas. Ao ter uma boa equipe de apoio, aqueles problemas referentes ao esquecimento de envio de cobrança, não retorno a clientes sobre informações de processo ou não comparecimento a audiências serão resolvidos.
Por mais eficiente que seja um profissional, é fácil se perder e não dar conta de executar o serviço sozinho. Dessa maneira, ter uma equipe de apoio para esses momentos será essencial para não cometer um dos erros de atendimento em escritórios de advocacia.
6. Perder prazos
A perda de prazos processuais pode ser considerada um erro fatal, podendo comprometer a carreira de um advogado. A perda de prazos pode inclusive acarretar em punições da OAB, como a responsabilização pelos prejuízos eventuais causados ao cliente. Para evitar esses tipos de problema, o escritório pode usar ferramentas de gestão para auxiliar no gerenciamento de processos e de tarefas dentro do escritório.
7. Redigir textos cuidadosamente
A escrita, por óbvio, é uma ferramenta de trabalho para advogados. Por isso, escrever cuidadosamente e de forma adequada, considerando regras de ortografia, gramática, coesão e coerência é essencial para a imagem do seu negócio e para o êxito do seu escritório.
Formate seus textos em linguagens adequadas, construindo um bom desencadeamento lógico nos seus argumentos e tenha um cuidado absoluto para não cometer erros de português. Para com os seus clientes, não procure criar linguajares tão rebuscados, isso pode dificultar a compreensão e entendimento deles.
Ter um atendimento excelente é um fator essencial para o seu escritório ter sucesso e para você poder ver ele como uma empresa e não apenas como um escritório. Diversos erros de atendimento em escritórios de advocacia ocorrem diariamente na interface cliente e escritório, listamos os 7 erros mais comuns. Ficou faltando algum? Comenta aqui embaixo!
