Hoje em dia, com a evolução do mercado jurídico, ver os escritórios de advocacia como empresa é essencial para o sucesso. E pensando nisso, separamos esse post para falar de CRM para escritório de advocacia: O que é um CRM, como esse método funciona, porque ele pode ser uma boa alternativa para o meu escritório.
CRM para Escritório de Advocacia: O que é?
O CRM (Customer Relationship Management) é um método utilizado para o gerenciamento do relacionamento de empresas e de clientes que diversas vezes acaba sendo integrado com algum sistema que os clientes utilizam, agendando, assim, tarefas e processos de uma forma totalmente alinhada.
Esse método nada mais é que um conjunto de práticas e de estratégias focadas no cliente que pode ser usado em empresas e também em escritórios de advocacia. Esse método é utilizado para gerenciar e para analisar as interações que a equipe tem com os seus clientes, para antecipar necessidades e desejos dos clientes e também para aumentar as vendas e a assertividade de campanhas de captação de novos clientes.
O CRM armazena tanto informações de clientes atuais quanto de potenciais clientes, e, além disso, ele armazena atividades e pontos de contato com a empresa, como reuniões, calls, ligações, e-mails, entre qualquer outro tipo de interação. Mas não se engane ao achar que o CRM é apenas uma lista de tarefas. Ele é uma ferramenta que integra e reúne dados que são valiosos para preparar a equipe com informações sobre o cliente, como histórico e preferência de compras.
Como funciona um sistema CRM para Escritório de Advocacia
Sabe aquelas situações que você tenta contato com algum cliente e que ele lhe diz para você ligar semana que vem, porque nessa semana ele está ocupado em viagem? Muitas vezes você esquece de entrar em contato com o cliente, não é mesmo? Pois então, nessas e em outras diversas situações o CRM irá lhe ajudar! Você poderá agendar tarefas de contato, poderá inserir no seu cliente informações de últimos contatos e tudo que for inserido ficará registrado.
Ou seja, você estará mantendo um histórico do seu cliente, com todas as interações feitas, com todos os contatos realizados e ainda poderá agendar tarefas, sejam elas pontuais, sejam elas recorrentes.
O que um bom CRM precisa ter
Um bom CRM precisa ser integrado com outras plataformas, para que ele possa de fato solucionar a sua rotina ao invés de complicar os seus processos. E além disso ele precisa:
Ter a possibilidade de operar na Nuvem
A vantagem de usar um CRM na nuvem é que você poderá ter acesso a ele em qualquer lugar e não só no seu escritório. E, além disso, as informações permanecerão seguras em um contato externo à empresa, ou seja, se por ventura acontecer algum problema na máquina que você opera, os dados dos seus contatos permanecerão intactos.
Ser de fácil acesso
É importante que o seu CRM seja de fácil acesso, ou seja, que ele seja acessível e compatível com dispositivos móveis, para que você tenha acesso as informações onde você estiver, seja presente no seu escritório de advocacia ou em uma reunião com o cliente.
Permitir a automatização de processos
Envio de e-mails, geração de listas de contatos, redirecionamento de cliente são atividades que estão presentes no dia-dia de qualquer profissional que exerça atividades de vendas. Mas essas atividades podem ficar muito mais fáceis se estiverem integradas no seu CRM. Por isso, você precisa ter um CRM que possa integrar com outros dispositivos, que possa, por exemplo, disparar e-mails do próprio CRM.
Qual CRM devo escolher
Mas qual é o melhor CRM para escritório de advocacia? Então, isso depende do porte do seu escritório, do tamanho da sua equipe, da quantidade de clientes que você tem e que você almeja ter, entre outros fatores. Pensando nisso, separamos para você alguns CRMs já existentes no mercado, para você avaliar e decidir qual é o melhor custo-benefício para o seu escritório de advocacia.
Opção voltada para o pipeline, onde você classifica os seus clientes e os seus leads pelo estágio de compra que eles estão.
Opção mais simples e intuitiva, se você não necessita de relatórios para o seu CRM para escritório de advocacia, ele pode ser uma boa opção. É um software que preserva agilidade ao invés de complexidade
Software leve e de fácil usabilidade, a interface dele não é tão simples quanto o Highrise, mas também é uma boa opção.
Ferramenta que possui um visual apurado com boas interfaces, possui integração com agenda do google e é ideal para quem deseja ter mais recursos.
Eis uma opção mais robusta e cheia de opções, caso o seu escritório ainda seja pequeno, talvez essa não seja a melhor opção.
Quais são os principais benefícios que um CRM irá trazer para o meu Escritório
E quais são os benefícios que esse método pode trazer para o seu escritório? Com ele podemos ter monitoramento, conhecimento do perfil do cliente, informações centralizadas em um só lugar e também aumento de produtividade.
Monitoramento
O CRM poderá auxiliar o seu escritório no monitoramento de resultados de conversão, irá ajudar você a controlar o que o seu time de vendas está fazendo, bem como poderá controlar as atividades que o seu time está executando e como está o relacionamento com os seus clientes. Com o monitoramento, você poderá entender quais fases que geram mais rentabilidade e quais fases geram mais perdas, podendo tomar, assim, decisões que melhorem o seu negócio.
Conhecimento sobre o perfil do cliente
Com o CRM, a sua equipe poderá armazenar todos os dados do seu cliente, como número de processos, motivos de processos, se todos os processos estão no seu escritório de advocacia, entre outras informações. Ao ter esses dados, ficará mais fácil de definir quais abordagens serão utilizadas com ele.
Informações em um só lugar
Os sistemas CRM centralizam as informações do cliente em um único local e isso agiliza em momentos que você precisa pesquisar dados e entrar em contato com o cliente.
Aumento de Produtividade
Com o CRM para escritório de advocacia, as tarefas podem ser automatizadas, podemos ter acesso a relatórios de atividades, e, assim, a equipe pode verificar quais pontos podem ser melhorados.
Como implementar um CRM para Escritório de Advocacia
Caso você tenha decidido implementar um CRM para escritório de advocacia, vamos lhe ajudar nas etapas de implementação:
- Avalie quais são as necessidades do seu escritório de advocacia
- Pesquise e entenda quais softwares podem ser usados como CRM
- Estruture e defina como é / vai ser o processo de vendas do seu escritório de advocacia
- Escolha o CRM que mais se adapte a rotina do seu escritório
- Separe e estruture os dados que serão importados para o CRM
- Treine a sua equipe ou quem irá ficar como responsável por controlar o software
- Explique para a sua equipe ou para quem irá ficar como responsável por controlar o software sobre a importância dele
- Importe os dados existentes para o CRM
- Faça a integração de quaisquer ferramentas que serão utilizadas, como gmail e afins
- Crie uma rotina de verificação de resultados
Após executar essas etapas, lembre-se do seguinte: O CRM é uma ferramenta que irá auxiliar o seu escritório de advocacia na integração e gerenciamento dos contatos do seu escritório com os seus clientes, porém, ele não irá garantir que você aumente o número de clientes ou o número de vendas, para isso, você precisará posicionar o seu escritório como referência, utilizando marketing para isso.
O CRM só irá proporcionar melhorias se as rotinas de vendas forem respeitadas pelos seus colaboradores, e, é claro, se for definido um responsável para controlar essas atividades. Invista tempo para organizar os seus dados e coloque na sua rotina que qualquer contato feito com o cliente, irá ser adicionado no seu CRM. Assim, você não irá perder nenhuma informação e o seu CRM estará sempre atualizado.
