A missão da DOC9 é facilitar a rotina de seus clientes, provendo segurança e qualidade na gestão de diligências jurídicas. É na combinação desses três fatores que a empresa atua em cada uma das solicitações entregues.
Pensando nisso, foi desenvolvido no ano de 2017 o aplicativo mobile controle e gestão de solicitações de audiências. A principal finalidade da ferramenta é garantir a correta execução das audiências, controlando o comparecimento dos correspondentes via check-in no local do ato e permitindo a inserção de dados e envio de atas pelo celular. O aplicativo demonstra a DOC9 trabalhando no seu principal objetivo: facilitar a rotina de parceiros e clientes.
Como o aplicativo funciona no cumprimento de diligências jurídicas?
O primeiro passo é o momento onde o parceiro da DOC9 recebe a notificação de nova audiência em seu smartphone, nesse momento é realizado o aceite da nova solicitação e o audiencista informa seus dados profissionais (nome, OAB, telefone), conferindo celeridade ao processo. Além disso, no aceite da solicitação, o parceiro recebe em seu celular a todas informações referente ao ato: local da audiência, instruções específicas, áudio com orientações e todos os documentos da solicitação anexados pelo cliente.
Todas as solicitações ficam disponíveis por ordem de data, para facilitar a rotina do advogado, ele é sinalizado das pendências referentes as solicitações aceitas, como: designar audiencista, ouvir as orientações, estudar os documentos anexos, entre outras.
Como garantia do cumprimento das audiências designadas, o audiencista realiza o check-in no local do ato com 40 minutos de antecedência, assegurando que caso ocorra algum imprevisto por força maior, a DOC9 possa designar um parceiro substituto em caráter de urgência. Ao concluir a audiência, o parceiro fotografa a ata com seu smartphone, finalizando assim a solicitação.
Ainda nesse semestre o aplicativo poderá ser utilizado para atender solicitações de cópias, protocolos e outras diligências, além de possibilitar a troca de mensagens com os funcionários da DOC9 em caso de dúvidas ou emergências. Também serão incluídas funcionalidades para os clientes da empresa, que poderão fazer abertura e acompanhamento das solicitações pelo celular.
Quais são as vantagens do uso aplicativo?
A utilização do aplicativo suporta a tríade da DOC9 para com seus clientes: facilidade, segurança e qualidade.
Com a facilidade proporcionada pelo aplicativo, é possível que o cliente tenha acesso aos dados do audiencista logo após a abertura da solicitação, pois o parceiro poderá informa-los de qualquer local, não necessitando estar em frente ao computador, tornando todo o processo mais ágil. Ainda, para comarcas onde a ata é disponibilizada ao final da audiência, o parceiro pode enviá-la imediatamente após o ato.
No quesito segurança, o aplicativo é mais uma garantia, a medida em que faz com que o parceiro tenha todas as informações e orientações da solicitação a seu alcance em todo o tempo. Além disso, como já mencionado, o parceiro realiza o check-in no local da audiência 40 minutos antes do ato, possibilitando que a equipe possa tomar as medidas necessárias e evitando revelias ou outros problemas.
A DOC9 busca a melhoria contínua dos seus serviços. O aplicativo para gestão de solicitações é mais uma ferramenta da empresa para garantir que todas as solicitações serão executadas da maneira solicitada pelo cliente, no prazo correto e com qualidade.
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