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Gestão

Do aumento na produtividade à saúde mental: por que buscar mais agilidade na gestão de escritórios?

By 13 de julho de 2022No Comments
Registro do DocTalks sobre eficiência e agilidade para escritórios e departamentos jurídicos.
Registro do DocTalks sobre eficiência e agilidade para escritórios e departamentos jurídicos. Clique e confira a transmissão completa!

Em 26 de maio ocorreu mais uma edição do DocTalks, evento promovido pela Doc9 que reúne profissionais do setor para falar sobre o mercado jurídico. Desta vez, nosso CTO, Leonardo Toco, Graziela Calvielli, da CMNA, e Jessyka Fortes, da Invenis, debateram como as soluções criadas pelas legaltechs e lawtechs podem trazer agilidade e produtividade para as equipes.

Este tema é comum tanto para pequenos quanto para grandes escritórios. Todos buscam melhoria contínua para seus processos, e isso requer a implementação de inovações e tecnologia para que eles possam ser mais eficientes.

Escritórios e departamentos jurídicos que aplicam métodos de eficiência possibilitam que os advogados direcionem seu tempo para tarefas práticas e estratégicas. Dessa forma, não correm o risco de se desgastar executando as mesmas tarefas manuais todos os dias.

Com base nos insights trazidos pelos especialistas no DocTalks, neste artigo falamos sobre como trazer mais eficiência e agilidade ao setor jurídico. Confira!

Como começar a jornada de eficiência e agilidade em um escritório ou departamento jurídico?

Os escritórios jurídicos normalmente fazem sua gestão de uma maneira muito própria à sua dinâmica de trabalho. Dentro desse contexto, é comum que exista um advogado para executar cada tarefa que compõe o fluxo.

Mas, com o volume de processos que temos hoje em dia, algumas pessoas acabam ficando com gargalos no meio dessas atividades. Por esse motivo, metodologias ágeis são essenciais para criar uma rotina mais colaborativa e todos possam participar do processo de maneira horizontal.

Para isso, duas simples etapas são essenciais:

  • Mapear as tarefas;
  • Entender qual é seu fluxo de execução.

É necessário analisar as próprias tarefas para buscar entender quais delas podem ser otimizadas. Precisamos nos perguntar: Quais tarefas poderiam ser executadas por robôs, de forma automatizada?

A eficiência no setor jurídico passa por uma mudança de mentalidade

Em um setor reconhecido por seu tradicionalismo e burocracia, reavaliar o fluxo e a metodologia de trabalho pode ser desafiador. Para tornar seus processos mais leves, é preciso que haja uma mudança de mentalidade.

Além disso, os gestores da área precisam estar dispostos a entender esse fluxo e automatizar tarefas nas quais não faz mais sentido gastar tempo.

“O ideal não é seguir inovação por inovação. É analisar o fluxo de processo, entender efetivamente o que é o problema a ser resolvido, qual o potencial dele e trabalhar em cima disso.”

CTO, Leonardo Toco no ebook “Tendências tecnológicas do mercado jurídico para os próximos anos”.

Para isso, é importante ter em mente que os clientes de escritórios ou departamentos jurídicos esperam que os advogados estejam focados na parte estratégica. É dessa forma que conseguirão garantir os melhores resultados possíveis em suas entregas, e não com a execução de tarefas manuais. 

É importante sempre lembrar que o tempo é um dos ativos mais importantes dentro de uma estratégia. Por meio do uso de ferramentas tecnológicas, é possível medir o tempo gasto em tarefas manuais, como por exemplo:

  • Começar petições a partir de um documento em branco;
  • Entrar todos os dias em diversos sites para acompanhar os prazos dos processos;
  • Elaborar planilhas de prazos manuais;
  • Fazer o cadastro de clientes e processos;
  • Entrar em cada sistema necessário para fazer o download de documentos relativos aos processos.

O tempo gasto com atividades como essas pode ser facilmente otimizado para que o advogado se dedique a atividades estratégicas. 

Confira também: preposto em audiência – como ganhar agilidade usando a logística jurídica a seu favor

Por exemplo, para o primeiro item indicado acima, é possível usar um assistente de redação de petições para começar a petição a partir de um modelo pré-pronto, com base nas petições usadas em casos anteriores semelhantes.

Além disso, por meio da automação, é possível reduzir o potencial de erros em atividades repetitivas. Isso porque a ciência comprova que, após um tempo fazendo a mesma tarefa manual, o cérebro humano entra no modo automático. Dessa forma, as chances dos erros humanos são muito maiores.

Mas, também é preciso ter em mente que a intenção não é que o robô substitua o humano. Pelo contrário, o objetivo é que a pessoa possa ter tempo para fazer outras coisas importantes que acabam sendo deixadas de lado devido uma sobrecarga de demandas repetitivas e mecânicas.

As automações possuem estruturas internas para executar tarefas, enquanto o trabalho do colaborador passa a ser apenas conferir se as ações estão sendo realizadas corretamente e o fluxo está seguindo como deveria.

Quando um escritório soma a tecnologia à capacidade operacional e estratégica de seus advogados, ele potencializa sua produtividade. Ao mesmo tempo, reduz a quantidade de atividades que precisam ser realizadas por seus sócios.

Advogados trabalhando em conjunto na frente de um notebook enquanto apontam para um livro

Valorização da qualidade de vida

Cargas de trabalho e estresse excessivos são, muitas vezes, normalizadas no meio judiciário. Porém, existem tecnologias e processos que possibilitam que o advogado se desgaste menos e atue de forma mais estratégica.

Atualmente, existe uma busca por equilíbrio entre o trabalho e diversos outros aspectos da vida, como família e lazer. Pessoas que conseguem alcançar esse objetivo trabalham felizes e são mais produtivas.

Hoje, essa é uma dor mais latente e muitas pessoas estão buscando soluções para lidar com ela. Porém, ainda é comum que os gestores dos escritórios só busquem essas soluções quando já estão enfrentando um esgotamento coletivo.

Os dados publicados em um artigo da Caixa de Assistência dos Advogados do Rio Grande do Sul (CAARS) nos ajudam a entender um pouco mais sobre as consequências dessa prática. 

Os estudos indicados no texto apontam que os profissionais de áreas de assistência direta estão mais suscetíveis a desenvolver síndrome de burnout. Isso inclui os profissionais do Direito. 

As características da área ajudam a entender as causas de esgotamento entre os advogados. Sobrecarga, estresse e pressão intensos, curtos prazos, falta de recursos, naturalização do estresse e suporte precário são exemplos disso.

Outro aspecto que pode levar a esse problema são os traços de personalidade das pessoas que optam por essa área, como:

  • Alto índice de perfeccionismo;
  • Sacrifício do bem estar e da vida pessoal em prol da carreira.

Tudo isso gera sintomas como:

  1. Exaustão, falta de energia, esgotamento e fadiga crônica;
  2. Negativismo, sarcasmo, descaso e distanciamento mental do trabalho;
  3. Diminuição da realização profissional, sentimentos de inadequação e baixa autoestima.

Para combater esse problema, é essencial criar um ecossistema que some eficiência, colaboração e agilidade. Com isso, é possível criar um ambiente de trabalho mais feliz, saudável e produtivo.

Ganhos em eficiência podem significar mais clientes para o escritório

Com a aceleração digital do setor jurídico já em andamento, é importante que os gestores tenham a consciência de que a consequência mais provável à não adoção de tecnologias e inovação é o desfasamento do escritório. Sem esse tipo de recurso, ou o escritório opta por atender menos clientes ou arrisca a sobrecarga de seus advogados e, consequentemente, a redução na produtividade.

Mas, para evitar essa defasagem, é preciso ter a mente aberta para as novidades do mercado. Na Doc9, por exemplo, pudemos acompanhar a mudança que ocorreu em relação às audiências:

Inicialmente, as audiências eram apenas físicas. Mas, por conta da pandemia de Covid-19, elas passaram a ser online, e hoje são híbridas. Esse é um movimento que continua crescendo, e os escritórios estão buscando novas formas de dinamizar o fluxo de trabalho.

Por esse motivo, a empresa disponibilizou uma plataforma de gerenciamento de outras demandas da esteira jurídica. Essa tecnologia foi criada para suprir a necessidade por centralização de serviços, qualidade e agilidade, acompanhando a demanda do mercado.

Com isso, foi possível perceber que, a partir dessa dinâmica, os clientes passaram a ter mais tempo para se dedicar à captação de clientes. Além disso, tiveram uma melhora na produtividade, o que gera melhora nas entregas e na retenção de clientes.

O papel das lawtechs para trazer eficiência ao setor

As lawtechs, empresas de tecnologia jurídica, atuam no mapeamento desse fluxo de tarefas. Assim, conseguem identificar dores e desenvolver soluções para resolverem esses problemas do setor.

Mas, é importante saber que cada escritório utiliza as ferramentas disponibilizadas pelas lawtechs da maneira que mais faz sentido para ele. 

Você também pode gostar: lawtech – a revolução digital no setor jurídico

A convidada Graziela Calvielli, do escritório Calvielli, Monteiro e Nogueira Advogados trouxe, no DocTalks, um exemplo de sua prática diária:

“Todos os dias saem publicações e os advogados têm prazos de cinco, dez, 24 ou 48 horas para trabalhar em cima delas. Então, se o fluxo de atividades não estiver muito bem definido dentro da equipe, esse processo acaba levando mais tempo e o prazo pode ser perdido.

É nesse contexto que as tecnologias jurídicas auxiliam os escritórios, de maneira prática, a gerenciar o andamento de cada processo. Por meio delas, é possível ter um registro e fazer o acompanhamento de todas as etapas para não correr o risco de perder nenhum prazo.”

Porém, é essencial ter a consciência de que não adianta contratar todas as soluções que o mercado oferece ao mesmo tempo. O advogado precisa analisar sua rotina, encontrar sua maior dor, buscar soluções para resolvê-la, analisar o resultado dessa otimização e em seguida analisar a próxima dor a ser resolvida.

Grupo de pessoas reunidas em uma mesa mapeando seu fluxo de trabalho

As dores do mercado jurídico

Hoje, um advogado que atua no Brasil inteiro precisa acessar 185 sistemas diferentes. Cada um desses sistemas exige diversas instalações de softwares, extensões além de diversos outros requisitos. 

Normalmente os sócios dos escritórios compartilham seu próprio certificado digital entre diversos colaboradores para que eles possam acessar esses sistemas. Porém, essa é uma prática que o expõe a riscos e à responsabilidade jurídica por tudo o que for feito usando seu documento.

Com base nessa dor, a Doc9 desenvolveu o Whom?, extensão que permite o acesso a esses sistemas de forma automatizada, sem a instalação de novos softwares. Por meio dele, o titular do Certificado Digital ainda tem controle sobre todos os acessos feitos por meio de seu documento.

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As petições também são um exemplo de processo que poderia ser automatizado. Normalmente, elas são iniciadas em documentos em branco. Porém, muitos dados de diversas fontes são trazidos para esse tipo de documento.

Dessa forma, é possível ganhar agilidade partindo de um modelo pré-determinado e usando a automação na busca de informações. Essa é uma maneira de ter um diferencial em um mercado tão competitivo.

Advocacia 4.0 e a eficiência para as rotinas jurídicas

Ao trazer exemplos de lawtechs e escritórios que já usam soluções de automação, pode parecer que todo o mercado jurídico já está adotando a tecnologia em seu dia a dia. Mas, ao olhar o mercado como um todo, é possível ver que a minoria dos escritórios e departamentos está inserido nessa realidade.

Contudo, também é possível ver que muitas pessoas estão começando a questionar a forma como estão lidando com sua rotina. Inclusive, é nesse contexto que surge o Direito 4.0.

Esse conceito trata sobre a inovação adotada pelos escritórios, que, como já mencionado, precisa passar por uma mudança de mentalidade. Por meio dessa transformação, ao invés de reativo, o escritório passa a operar de maneira pró-ativa.

Esse processo ajuda o escritório a se diferenciar. Isso porque, além de profissionais qualificados e uma boa estratégia, a inovação já é um diferencial que está no radar de grandes clientes na hora de contratar um escritório. 

Dessa maneira, o escritório disposto a explorar e investir em novas tecnologias e metodologias para seu dia a dia apresenta um diferencial diante do mercado.

Dicas na implementação de ações de agilidade e eficiência para a rotina jurídica

1) Começar é a parte difícil

Na jornada de explorar e adotar novas soluções para otimizar a rotina do seu negócio, o primeiro passo pode ser o mais difícil. Arranjar tempo em um dia a dia já tumultuado para entender o fluxo de trabalho do seu negócio muitas vezes não é visto como uma prioridade, mas é o pontapé inicial para acelerar seus processos.

Além do entendimento interno, também é essencial olhar para fora, estudar as opções do mercado e  começar a pensar em quais ferramentas são necessárias para que você tenha a estrutura para trabalhar da melhor forma e oferecer o melhor serviço para seu cliente.

2) Não espere resultados da noite para o dia

Outro dica para não se frustrar na implementação de novas metodologias e tecnologias é respeitar seu tempo de maturação. Por mais positiva que seja, nenhuma mudança significativa será instantânea e isenta de atrito, e estar disposto a aguardar pelos seus resultados é o que difere um processo frustrante de um caso de sucesso.

3) A aceleração pode te deixar desnorteado

Como trazido durante o evento pelo nosso CTO, Leonardo Toco, depois que alcançam mais eficiência e agilidade para seu negócio, muitos profissionais podem se sentir perdidos. No judiciário, a pressão no ambiente de trabalho é uma dinâmica comum, e quando os gargalos operacionais são resolvidos e essa pressão aliviada, a nova disponibilidade de tempo pode ser desnorteadora. Por isso, ter um planejamento sobre como utilizar as horas que você estará ganhando de volta é importante para seguir em movimento após a implementação das mudanças. 

4) Começar, evoluir e começar de novo

Lembre que a inovação é um processo contínuo. Após estudar seu negócio, analisar o mercado, escolher a solução ideal e colher seus resultados, a busca por otimização não termina. Para se manter atualizado e acompanhar os movimentos do mercado, é importante manter uma rotina de reavaliação da forma como se dão os seus processos e estar pronto para entrar novamente nesse ciclo se necessário.

Conclusão

Escritórios e departamentos jurídicos podem aumentar sua eficiência e agilidade por meio do mapeamento de atividades e adoção de ferramentas que as otimizem. Dessa maneira, as automações podem cuidar das tarefas repetitivas enquanto os advogados se dedicam a atividades estratégicas.

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Somos uma empresa que realiza o controle e a gestão de diligências jurídicas através do repasse para advogados correspondentes qualificados através de processos de seleção e treinamento. Operamos em todo o território nacional, concentrando todas as diligências jurídicas em um único sistema: o sistema DOC9. Nossas diligências passam por um fluxo de controle e conferência, através de passos de auditoria estabelecidos e padronizados.