A profissão de advocacia envolve uma rotina corrida e carregada. Muitas vezes, é difícil conciliar as audiências, diligências, prazos e, além disso, uma vida pessoal saudável, com uma boa produtividade nas tarefas. Separamos essas técnicas de produtividade para advogados que precisam de dicas de gestão e profissionalização para organizar suas rotinas e tarefas da maneira mais eficaz possível.
5 Técnicas de Produtividade para Advogados
Método SMART
Esse método é uma das técnicas de produtividade para advogados muito benéfica para quem precisa pensar em planos de ação e coloca-los rapidamente em prática. Ele trabalha com ideias de acordo com 5 conceitos: Specific (especificidade), Measurable (mensuração), Achievable (alcance), Relevant (relevância) e Time-based (prazo).
Uma tática que funciona muito bem com o SMART é criar pequenas metas para alcançar o objetivo maior, e elas também devem ser mensuradas. Uma boa maneira de utilizar as técnicas de produtividade para advogados é especificar quantidades, porcentagens, medidas e detalhes. Por exemplo, tente trocar “quero obter mais clientes” por “quero aumentar a minha carteira de clientes em 20%”. E então, defina suas metas SMART específicas para alcançar o desejado. Lembre-se de questionar a especificidade da meta, se ela é mensurável, alcançável, relevante e se é temporal. As metas SMART também podem andar em conjunto com outras técnicas de produtividade para advogados, como o Kanban ou listas, pois podem ser parte de etapas diferentes do processo.
PDCA
O PDCA é um método de ação muito eficiente para as funções gerenciais, porém, também pode ser utilizado para os casos em que é necessário fazer um planejamento de ações divididas em tarefas de modo eficaz. A sigla PDCA vem das seguintes etapas: Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar), Act (agir). Esta é uma das técnicas de produtividade para advogados que pode ser utilizada tanto em questões referentes à gestão do escritório de advocacia quanto em questões mais relativas a processos. E pode estar alinhada, por exemplo, com o estabelecimento de metas SMART.
- Identifique os problemas e analise-os até chegar a uma ação. Planeje, então, o que precisa ser realizado, estabelecendo tarefas;
- Desenvolva as tarefas estabelecidas em conjunto com todos os envolvidos;
- Verifique se as tarefas foram cumpridas e se o problema foi solucionado;
- Aja para resolver novos problemas, iniciando o ciclo novamente.
Getting Things Done
A GTD é bastante simples e pode auxiliar, sobretudo, aqueles que se sobrecarregam e não conseguem entregar adequadamente o alto número de coisas com que se comprometem. O método se baseia em 5 passos principais: Capturar (registrar as ideias e tarefas que precisam ser realizadas), Esclarecer (dedicar um tempo de análise para cada uma das tarefas), Organizar (organizar a lista de modo a facilitar a visualização das tarefas), Refletir (revisar a lista e definir as prioridades), Engajar (executar as tarefas conforme o que foi planejado).
Essa é uma das técnicas de produtividade para advogados muito simples de ser aplicada. Defina uma ordem de prioridade para as tarefas e, conforme o estabelecido, siga a ordem de prioridade e execute as tarefas como se fosse essencial que sejam feitas dentro daquela ordem, garantindo a produtividade.
Agile Results
A técnica de Agile Results é uma das técnicas de produtividade para advogados que foca nas tarefas em si, beneficiando àqueles que não conseguem prever exatamente quais tarefas necessitam ser realizadas ou precisam de constante flexibilidade na agenda. Assim, é recomendado estabelecer de 3 a 5 resultados a serem alcançados no período estabelecido. Essa técnica funciona como uma agenda para as tarefas do advogado, portanto, deve-se estabelecer pequenos resultados e quais os seus tempos de ação. Aqui, o ideal é trabalhar com períodos curtos, como metas diárias, semanais ou, no máximo, mensais.
Must, Should, Want
Dentro das diversas técnicas de produtividade para advogados, esta é uma que se baseia na categorização de tarefas. A técnica pode ser empregada na advocacia, principalmente por aqueles que gostam de fazer listas. Dividido em Must (tarefas urgentes, cuja realização não pode ser ignorada ou adiada), Should (tarefas que devem ser realizadas, mas não são tão prioritárias quanto as primeiras, ou seja, devem ser feitas assim que as tarefas urgentes sejam cumpridas), Want (aquelas tarefas que são interessantes de serem feitas, porém não são urgentes, nem necessárias de imediato, ou seja, podem ser realizadas se todas as outras forem finalizadas), o método pode ser feito em uma estrutura tarefas X prioridade X tempo, o que permite que as tarefas mudem de classificação ao longo do tempo.
Por exemplo, em Must estariam tarefas como as audiências daquela semana, pagar as contas do escritório até a data X e fazer reunião com cliente dia Y. Em Should estariam tarefas como elaborar uma peça processual para a próxima semana e organizar os arquivos do escritório. Em Want estariam tarefas como assistir a um curso online e comprar novos móveis para o escritório.
Como visto, não faltam técnicas de produtividade para advogados aperfeiçoarem suas tarefas. E apesar do esforço exigido inicialmente, pois não é simples iniciar novos hábitos, esses métodos são facilmente introduzidos na rotina, de modo a se tornarem um costume que dá gosto de manter. É importante perceber o quanto de energia e tempo essas técnicas podem salvar e onde poderão ser gastos posteriormente.
